罗伯特的“秩序规则”是一个被广泛接受的指导方针，指导小组如何开展会议并共同作出决定。作为每次会议中发生的事情的正式记录，会议记录是任何群体决策过程中的关键资源。会议记录不一定令人兴奋，但它们应该清晰易懂。根据罗伯特规则，有一种精确的记录方法。遵循这个公式可以让未来的读者更容易理解诉讼程序及其结果。
开始罗伯特的秩序规则分钟
根据罗伯特的“秩序规则”，每一套会议纪要都应包括相同的细节，这将使读者对会议的目的有一个大致的了解。始终以第一段开头，其中包括：
- 会议的类型，无论是定期会议，特别会议，年会会议，定期会议还是其他会议。
- 会议的日期，时间和地点。如果所有会议都在同一个地方举行，请省略该详细信息
- 正在开会的组织的名称
- 确认组织的主持人和秘书出席会议。如果他们不是，请提供个人的名字替换他们每个人
- 说明上次会议的会议记录是否已经阅读和批准。如果上次会议不是常规会议，请添加该会议的日期。
会议纪要的主体
剩下的大部分记录都将填写有关会议的详细信息。秘书会在会议记录中记录会议并稍后准备记录，以确保公平完整地记录所有会议细节。如果主要方法失败，请始终保留辅助录制方法，如笔记本电脑或笔记本电脑，以及钢笔和纸张。
包括会议中的所有官方讨论要点。详细说明：
- 在会议上提出的任何动议，以及提出动议的人的姓名。
- 动议在会议中向主体提出问题。
- 所有动议的最终措辞和处理。
- 有关每次投票的信息，包括唱名表决，计票表决或投票表决。
- 大会是否进入准委员会或整个委员会，以及此行为的结果。
- 所有程序问题和上诉，以及他们的处置，以及主席为每项裁决提出的任何理由。
- 记录成员可能发表的任何无序评论，导致主席将其命名为无序。
- 在会议室举行的所有其他官方讨论。
完成会议纪要
会议记录的最后一段应包括主席的闭幕词以及会议正式休会的时间。如果会议中有任何演讲嘉宾，请在最后一段中记录他们的姓名和演讲主题。在会议纪要上签字并让主席签字。记录秘书的签名是该文件真实性的法律证据，因此在提交或将其传递给他人之前签字是至关重要的。
