正确准备商业发票使您的业务更有可能按时支付其产品或服务。全面的结算方式还可以帮助您维护更好的记录并使预算保持正常。
创建标准化表单
创建包含所有相关信息类别的商业发票模板。可填写的表格应包括贵公司的信头或徽标和联系信息，包括电话和传真号码以及电子邮件和网站地址。包括填写订单日期和发票日期的地点，销售人员的姓名或代码编号以及承包商的许可证编号或税号（如果适用）。创建允许您填写所售商品的数量，描述和价格的列以及用于添加销售税和计算总计的订单项。留出笔记空间。
请明确点
在逐项列出所售出的服务或物品时，请具体说明。包括部件编号，参考代码或说明，以便向您和您的买方明确说明发票引用的内容。细分每小时工作，并包括所执行服务的描述。这有助于您跟踪库存和工作产品，并允许客户查看他收费的详细清单。如果发生争议，发票可以消除误解并帮助您避免延迟付款。如果交易涉及买方的采购订单编号或授权代码，也请包括此信息。
上网
创建商业发票的电子版，使计费流程更快，更高效。通过电子邮件发送和通过电子邮件发送的发票也可以被有效跟踪，特别是如果您请求“阅读回执”以跟踪收件人何时收到并打开文档。这样可以避免发票在邮件中丢失的可能性。如果您发行纸质发票，请附上邮资已付信封以鼓励及时付款。
提供付款选项
付款到期时应在发票上注明，并列出延迟付款的罚款或费用。包括如何支付发票的说明，例如在线选项，公司支票，收银员支票，汇票或公司信用卡。如果客户希望通过电话以银行转帐或借记卡的形式进行付款，请向会计部门提供直接电话号码。
