文档对于任何系统实现都很重要，会计系统也不例外。记录通常在纸上或在线进行，并解释为什么做出某些决定而不是其他人。文档通常是公司内部的标准，并且每次实施新系统时都以相同的方式完成，从而使您可以轻松阅读和研究任何问题。
故障排除
当出现问题并且人们需要弄清楚如何修复它时，会计系统文档的重要性是清晰可见的。例如：应付账款系统正在向某些供应商添加奇怪的税。找出问题原因的最简单方法是查看文档，了解系统的设置方式和原因。当系统首次投入使用并且人们发现意外问题时，这一点至关重要。也许报告要求提供不存在的信息。通过显示在系统中设置此信息的位置，查看文档将有助于解决问题。
决定
会计系统的文档应在系统实施时作出决策。许多系统都具有很大的灵活性，并且具有灵活性，可以做出决策。例如，文档将显示谁决定了帐户应该具有多少位数，以及做出该决定的原因。当公司经历重大变革并且新管理层想要了解不再存在的人做出的决策时，这一点非常重要。也许这些决定是明智的;也许不吧。但至少有一些关于公司决策的文件。
变化
当需要使用新版本或新模块更新系统时，拥有适当的文档可以帮助您更快地完成此过程。如果会计程序是专门为公司设计的，这一点至关重要。在考虑与其他软件的兼容性以及程序所需的任何更改时，任何技术细节都非常重要。例如，您可能需要一个固定资产模块，并且您希望该模块将信息传输到总帐。文档应该为您提供有关是否可以执行此操作的线索，如果可以，则需要执行哪些操作。通常，信息技术（IT）人员使用文档来获取技术信息。
格式
会计系统的良好文档通常是流程图和文本的组合。很多时候，数据图表显示了如何比文本更好地开发和实现系统。这些可能有点复杂，因此请确保您的文档有一个图例，以便您可以遵循这些概念。
其他文档格式采用问卷形式，询问具体问题并记录答案。根据答案，报告和其他会计系统问题得到解决。很多时候，文档都有流程图和问卷。
注意事项
许多公司记录了选择某种会计制度而不是其他会计制度的方式和原因。这可以让用户真正了解当时的想法，即使决策者都没有问题。由于系统实施可能很昂贵，通常会有几分钟的会议来记录决策过程。也许一家供应商提供的免费培训比另一家更具吸引力。因此，即使在系统实施正在进行之前，也应该提供文档。
