无论您是在订购商品，申请职位，申请资金，表达赞赏还是抱怨，每当您与组织打交道时，您都必须写一封商业信函。您应该遵循既定程序，并在您撰写的每封信中包含必要的组件。从一张包含您组织地址的信头纸开始。或者，您可以创建自己的个人标题，其中包括您的全名，地址，邮政编码，电话号码和电子邮件地址。
日期
在信头或标题与日期之间留出至少一个空行。使用美国日期格式，例如，2011年5月23日，写入美国境内的组织。不要使用第二个下标。您可以左对齐日期或选项卡到中心点并键入日期。
内部地址
内部地址或收件人地址在日期下方开始一英寸（三个空白行）。它始终是左对齐的。仔细检查收件人姓名和邮寄地址的拼写。包括个人头衔，如先生，夫人，博士，女士或小姐，以及营销总监等业务头衔。如果您不确定任何一个头衔，请致电该组织的接待员。
招呼
在内部地址后留一个空行。如果你知道收件人，你可以使用她的名字，例如，亲爱的玛丽。在其他情况下，使用她的个人头衔和姓氏，例如：亲爱的约翰逊夫人。如果您不确定收件人的性别，请使用全名。您可以在称呼后加入逗号或冒号，或省略任何标点符号。
身体
致敬后留一个空白。单个空格和左对齐字母正文中的段落。大多数字母至少包含三个段落。在第一段中，介绍了这封信的目的。如果您正在回复招聘广告，请为该职位命名并确定其来源。例如，您可以写“在线广告的营销总监的位置准确地描述了我的技能和能力。”
第二和第三段包含支持此目的的具体细节。例如，如果您抱怨产品或服务，请包括购买日期，发票号码以及您不满意的原因。
使用最后一段重述目的和预期的响应。例如，如果您对我们的新产品系列有任何问题或意见，请与我联系。我期待在未来许多年内满足您的商务信函需求。“在每个段落之间留一个空行。
闭幕
在信的最后一段之后留一个空白行。以适当的补充结束来写这封信，例如分别是您的真诚，或亲切的。如果一个冒号或逗号跟着称呼，请在结束后加一个逗号。留下三到四个空行以供签名。以您的打字签名和标题结束，例如，销售经理John Stewart。
