文档存档是不再处于活动状态的文档存储，但组织需要将此文档作为一种历史记录保存。通常，组织和企业归档文档，但个人也可能出于各种原因归档文档。一系列与文档归档相关的注意事项和方法。在某些情况下，组织将拥有一套明确定义的文档管理策略，组织在其中概述了归档过程。组织可以相对轻松地存档不同的媒体类型，包括电子媒体。
目的
组织归档文档的原因有多种，大多数情况下与组织的总体目的或角色有关。通常，组织归档文档，因为它具有文化或历史重要性。或者，企业可能有法律或财务原因来保存过去文档的可靠记录，归档是最有效的管理方法。
注意事项
任何需要文档存档的组织都必须仔细考虑其程序。决定在过去和现在的运营方面需要归档哪些文档，这自然是首要考虑因素。对于组织生成的持续文档，组织可能会达到某种归档计划。存档方法也各不相同，计算技术的进步引入了大量新工具，在许多情况下提供了高效，经济的解决方案。
工具
截至2011年，用于文档归档的软件工具已经增加，使组织有更多机会以较低的费用进行归档。组织可以将软件归档用作工具，不仅用于以电子形式存储的文档，还用于纸质文档和其他媒体。组织可以扫描或转换非数字项目以便以电子形式存储，从而减少有效记录保存所需的物理空间量。
风险
风险是任何文档归档系统中固有的，组织在创建组织归档策略时必须考虑这些风险。以电子形式存储文档的好处仅在存档安全时才有效。因此，组织必须采用适当的保护措施来保护存档的稳定性和安全性，存档工具和服务以不同的方式解决。
优点
随着技术解决方案的出现，拥有有效的文档归档系统的好处已经增加。电子记录占用较少的物理空间，在某些情况下甚至可能不在企业或组织的主要场所内。例如，某些组织可能使用外部文档管理服务。使用电子记录的另一个好处是，组织可以在需要时通过可搜索的电子格式轻松快速地提供存档内容。
