如何写一封确认函，商务信函

不要依赖电话来获得您所需的结果。在与客户服务部门，保险公司，企业或任何其他人就电话主题进行电话交谈时，您需要跟进确认函，以便创建书面记录以备将来使用。

你需要的物品

确认函是一种制作电话会话书面记录的方法，可以在以后用于证明所讨论的内容。确认函完成三件事：1）帮助各方追踪责任; 2）告诉收件人不会忘记谈话; 3）可用作法庭诉讼中的证据，以证明您的事件版本。

通过制作要讨论的事项清单，在电话交谈之前计划您的信件。对于每个讨论项目，确定谁负责以及项目何时完成。如果有任何意外情况，请确定它们。

电话交谈后，开始写信。包括日期，收件人和主题行。简明扼要地写下这封信。这封信应该是事实和准确的。遗漏评论，猜测和情绪。通常，不要使用感叹号。不要试图恐吓或欺负。请记住，这封信最终可能会被读给法官或陪审团，而且你不希望这些信件是令人讨厌或不合理的。

以“这封信是为了确认我们在日期的电话谈话”开头 ___“然后通过指定谁说什么来准确描述所讨论的内容。确保包括所有重要信息，包括谁对行动项目负责，何时完成，以及任何意外情况。以”请“结束信。如果上述任何内容不准确，请尽快以书面形式通知我。“然后在信中签字。

确保您制作并保留签名信的副本，然后邮寄。如果信件的主题是关键的，并且您有理由相信收件人可能拒绝收到该信件，则通过认证邮件发送该信件。如果您有收件人的电子邮件地址，那么电子邮件就可以了。