正确处理商业信函对于作为专业人士的出现非常重要，并为信件创造了坚实的开端。正确处理的商业信函表明作者要么懒惰，要么没有受过教育。商务信函不像是给朋友写信，应该用不同的方式解决。商务信函总是遵循一种易于复制的格式，写完一两篇文章后。将商家信函保存到您的计算机并替换信息以创建将来信件的模板。
将发送者的地址和接收者的地址写成易于阅读的字体类型（如Times New Roman）的12磅字体。 Microsoft Office等程序提供了一个字母向导和具有正确格式的模板在Microsoft Office 2010中，选择“文件”按钮，然后单击“新建”并创建一个新字母或打开一个模板。
使用包含您的姓名和地址的公司信头来写信。如果没有可用的信头，请在信件顶部左侧对齐您的完整地址，包括街道地址，城市和邮政编码。
将日期写在距离顶部两英寸处，与左侧对齐。如果使用公司信头，则日期显示在信头下方。如果只输入您的地址，日期会直接在您的地址下方。如果你写了几天的信，写下信的完成日期。写出月份并包括年份。例如，2009年6月30日写的一封信将于2009年6月30日发出。
在日期下方写下收件人的地址，左对齐。包括您正在撰写的人的特定标题和名称。以美国邮政服务格式写下地址。
在地址下面写一个称呼。这通常是亲爱的（地址中使用的人）。只有在您熟悉的情况下才写下此人的名字，否则，请使用先生，夫人，女士或博士如果不确定该人的性别，请只写下该人的姓名。如果您没有接收器的特定名称，请使用“可能引起关注的人”作为称呼。致敬后使用冒号。
