教会外展试图将提供给会众的服务扩展到当地社区，以产生积极的影响。整理一份详细的建议将有助于教会领导和会众成员决定外展是否值得提供这些服务所需的额外时间或金钱。制定提案涉及详细说明外展活动的受益者，教会应遵循的原因以及潜在的实施时间表以及至少第一年的所需运营成本。
创建一个详细说明提案的文件。这可以使用计算机软件系统完成，也可以简单地手动完成，并详细说明所有组织策略。
创建四个单独的部分，标记为“目标”，“为什么”，“时间线”和“估计成本”。每个部分将详细说明指定主题的信息。
写下外展应该提供帮助的人以及“目标”旁边的方法。例如，当提出一个囚犯信函写作计划时，“囚犯写信支持那些已经签约通过已有的宗教囚犯笔友组织接收笔友的人。该计划的目的是支持寻求精神指导的囚犯。”
在“为什么”部分中，详细说明教会应该考虑拟议的外展活动。例如，“那些故意寻求精神指导的人可能无法得到他们所需的支持，因为囚犯与神职人员的比例。教会可以发送信件，卡片，手绘图片等，以亲自鼓励特定的囚犯。”
在提案的“时间线”部分中创建详细的时间线。指定在指定的时间间隔内发生的事情。例如，在30天内，收集三到五个犯人笔友部的举措可供选择。从选择的部门中选择。在60天内，为有兴趣参与的人提供注册。在这30天的时间间隔内继续记录在整个过程中如何以及何时让教会领袖，工作人员和会众参与进来。
详细说明在“成本”部分下操作外展所涉及的成本。例如，一个条目可能是“每周写一个囚犯将涉及邮资5美元，以支付运送信件或其他物品的费用。不需要单独的邮政信箱，因为邮件将来到现有的教堂地址。”继续列出所有费用，包括教会工作人员所需的任何额外工资或加班费，这将有助于促进项目，信封，墨水和其他用品的费用。确保此列表非常详细，没有任何遗漏。
在提交提案供审议之前，校对并让其他人审核该提案。
