对于许多企业而言,库存代表了公司拥有的最大实物资产。这些企业将库存存储在仓库中,直到他们需要生产或交付给客户。当库存从供应商到达时,仓库人员处理接收过程。仓库人员还管理向客户发运的已完成订单。仓库依靠内部控制来确保库存准确记录并保持安全。
顺序编号
内部控制程序包括对所有接收文件,装运单据和仓库转移文件使用顺序编号。顺序编号要求每种类型的文档都包括编号系统,并且每个表单按顺序编号。这允许仓库使用表单编号来计算每个独立的表单。如果缺少任何页面,仓库人员可以根据缺失的数字识别特定页面。
摄像机
内部控制程序还涉及在整个仓库中使用摄像机。摄像机监控仓库内发生的所有活动,以及与库存有关的所有活动。如果库存消失,公司将审核录像。任何未经授权的库存转移都会出现在视频录制中,并提供实际事件的证据。
职责分离
仓库中的内部控制程序还包括仓库职责的分离。仓库中发生的每项活动都需要多名员工完成各个步骤。例如,当仓库接收库存时,一个员工记录收到的数量和产品,而另一个员工将该信息输入计算机系统。第三名员工可能会将这些数字与供应商的装箱单进行比较。
实物盘点审计
实物库存审计代表每年至少执行一次的内部控制程序。仓库工作人员实际计算每个库存项目,创建每个库存项目的实际数量的记录。实物库存审计涉及引入非仓库人员来重新计算库存。员工将第二个库存计数与第一个库存计数进行比较,并确定任何差异。另一组员工根据差异重新计算库存以确定最终计数。确定最终库存数量后,系统数量将调整为等于审核计数。