所有组织都需要良好的记录管理，从生成记录到从系统中清除它们。不存在或计划不当的归档系统导致难以提交和检索记录或缺乏管理信息流的效率。他们还可能因记录丢失或记录不完整而设置法律问题。精心设计的文件系统采用字母，字母数字或数字编码标签，可以生成有效的记录管理并生成更专业的组织。
数字文件系统解释
数字归档系统为包含信息的每个文件或记录分配编号。编号可以从记录本身（即采购订单编号）中抽取，按照记录生成的顺序编号文件（从1到1,000），使用部分编号，其中在部分或类别下编号的文件为100,200,300等。，属于特定主题小标题或使用小数（类似于杜威十进制系统）。数字归档系统通常包括文件索引以帮助记录检索。
组织和维护订单
数字编码允许移动记录的整个部分，同时保持正确的排序。记录从右到左，从上到下连续提交。直接数字文件按连续，升序排列 - 从最低到最高的数字。双工数字文件有两个或多个数字集，用短划线，逗号或空格分隔，并由开头集跟随后续数字归档。按时间顺序排列的数字系统按年，月和日索引文件。终端数字系统允许对货架上的文件进行分组，按最后一个数字（两到四位长）组织文件作为主要归档元素，并按最后一个数字，中间数字，然后是第一个数字连续归档记录。通过按数字部分对记录进行分组可轻松确定货架空间要求 - 每个货架或货架单元的10s，100s，1000s记录。此外，记录组织还通过文件索引进一步增强。
准确性
大批量文件系统 - 经常检索和重新归档的文件 - 与彩色编码标签相结合，可以更快地进行文件检索和重新搁置，并消除数量依次降低的混淆。例如，在终端数字系统中，最终数字用一种颜色编码，中间数字用单独的颜色编码，第一个数字用自己的颜色。随着第一个，中间和最后一个数字的变化，颜色也会变化。颜色充当视觉线索，以提高文件的速度和效率。
提交速度
与数字编码相结合的数字文件系统增加了记录归档和检索速度 - 即使在检索文件时也意味着在索引中引用以识别文件号 - 因为文件职员可以按文件组即时识别文件位置。如果组织合并，各个组织具有不同的编号系统，则不需要更改数字代码。将文件添加到文件室更快，因为较小编号的文件（6位数）存档在较高编号文件（7位数）的左侧。
保密
数字归档系统在保持机密性的同时积极识别特定记录，这在医疗，客户和员工记录中通过消除任何个人身份标记尤为重要。数字文件系统易于遵守HIPAA规则。
