对员工的书面指示通常比口头指示更有帮助。包含新政策或程序详情的信函为员工提供了一份文件供将来参考。除了帮助他们记住如何遵循新程序之外，指令信还符合法律要求，即提供法律规定的新政策的正式通知。例如，在2011年初，许多城市正在制定影响地区业务的禁烟令。雇主有责任告知工人如何遵守新的吸烟政策。
将公司信头放在打印机中。该指令是官方通知，信头将强化信息的正式性质。
输入完整日期。您必须始终在指令上包含日期，因为它确定了通知的时间。跳行。
如果指令仅发给一个人，请键入收件人的姓名和地址。如果是全体员工的一封信，请省略姓名和地址。
如果信件发给所有员工，请键入“亲爱的员工”，然后输入冒号。如果是一个人，请键入特定名称。
开始写这封信，直接说明说明的内容。提供有关政策或程序的相关详细信息，例如何时生效以及受政策影响的人员。
列出完成任务或遵守新策略的步骤。使用员工可以遵循的清晰易读的语言。
解释这项新政策将如何使收件人受益，并感谢他们的合作。解释如果员工选择不遵守指令将会发生什么。
在最后一段中提供适当的截止日期或联系信息。描述评估员工合规性的方法（如果适用）。提供回答收件人可能有的任何问题。
通过键入尊重关闭并键入您的全名和标题来关闭该字母。在您键入的名称上方签名。
让另一位主管阅读这封信，以确保您没有错过任何信息。
邮寄信件。如果指令是法律变更的结果，请考虑要求收件人签字确认以证明该指令已被收到。
