如何选择整理办公室文件对效率和生产力有重要影响。文件系统应该基于文件在办公室中的使用方式，文件的哪些特征最常被引用以及如何口头请求文件。回答这些问题将帮助您确定组织文件的最佳系统。
你需要的物品
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文件柜
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文件夹
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文件标签
确定是按字母顺序按字母顺序组织文件，使用预定编号系统按数字顺序组织文件，还是按时间顺序按创建日期或截止日期组织文件。创建临时和永久文件。临时文件是当前活动文件，其中指定了结束日期，此时可以销毁文件或将文件放入存档文件。临时文件的示例包括当前项目，操作项和要读取的材料。永久文件是那些不经常访问的文件，但需要保存在档案中以备将来参考。
在可以引用的文档中记下您的标签标题和定义。例如，如果您使用数字归档系统，请记下每个数字对应的主题，并列出将包含在该主题中的文档示例。这有助于在归档文档时保持一致性。
为临时文档，永久文档和垃圾堆创建堆。在将文档包含在文件系统中之前对其进行排序。不要归档不需要保存的内容。
选择文件存储位置。您可能认为临时活动文件需要在您的办公桌抽屉中存档，以便于访问。员工之间共享的文件应位于办公室的中心位置。如果使用需要保护的文件（例如包含客户端个人信息的文件），请使用锁定文件柜并确定办公室中的人员可以访问。
创建文件。使用您的字母，数字或时间顺序系统标记文件。请记住，虽然您希望特定于标签标题，但您还希望标题足够广泛以涵盖多种类型的文档。例如，不是标记具有特定会议名称的文件，而是为一年中参加的会议创建文件，并将所有相关文档存储在其中。这使您无法创建大量文件，其中只存储一个或两个文档。
提示
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记住简单总是更好。尽量避免复杂的归档系统，让您和员工难以记住。使用tickler文件进行日期特定任务，例如支付账单或开具发票。根据任务的不同，按月或按日组织您的tickler文件，并在完成任务后通过丢弃文档或将文档移动到永久文件中来清除文件。
