各级员工可能需要撰写公告备忘录（通常称为备忘录）作为其工作的一部分。撰写有效的备忘录会对撰写这些备忘录的人产生积极影响，因为这是表达良好沟通技巧的标志。公告备忘录为整个组织的员工提供正面和负面新闻。促销和工作机会公告通常会令人兴奋，而政策变化和削减公告可能会引起焦虑和压力。制作可靠的消息有助于以积极的方式清晰地传递信息。
确定您要传达的关键信息。反思是否欢迎新闻，并使用此信息来决定如何最好地构建正在传递的消息。负面消息需要更多关于为什么要做的事情的信息，而积极的消息可以关注正在传递的新闻，而不会添加有关事件发生原因的详细背景信息。
了解备忘录的四个基本组成部分。最好的备忘录坚持商业写作中认可的公认格式。通过这样做，备忘录作者在他们的公告中保持中立，并且看起来没有偏见。备忘录包含四个关键部分：标题，开头，正文和结论。
创建你的标题。标题包括四个主要部分：来自，来自，日期和主题。 “收件人：”字段包括收件人及其职位名称列表。 “发件人：”字段包括备忘录所在人员的姓名和名称。 “日期：”字段通常是备忘录的交付日期，而不是草拟或创建的日期。 “主题：”字段告诉收件人备忘录的目的。这些字段类似于电子邮件中常用的字段，它们应各自显示如下：
收件人：发件人：日期：主题：
写下备忘录的开头。开头段落侧重于沟通的目的。包括帮助收件人了解正在发布的公告所需的任何背景信息。
写下备忘录的正文。正文包括收件人需要知道的任何和所有详细信息。促销活动可能包括有关员工新工作和职责的信息，以及他们何时担任新职位。政策变更应包括新政策何时生效以及如何影响员工的信息。
写下备忘录的结论。一个好的结论告诉员工他们需要做些什么来准备变革。
花一些时间远离备忘录，然后返回到它以新鲜的眼睛编辑。精心编写的备忘录没有语法错误，并提供清晰的信息。
