无论会议是与同事还是竞争对手进行，您总是建议您尽快总结所讨论的内容，特别是已决定的内容，并尽快以书面形式进行。您可以合并商业文档库中的相关部分，例如“Inc.”上的部分。杂志的网站。
你需要的物品
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会议记录或其他记录
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在会议中引用或分发的文档
首先是友好但清晰地回顾会议的日期，时间和地点，他们以什么身份参加会议并简要说明会议的目的。例如，“亲爱的迈克：再次感谢昨天早上与我和艺术部门的史蒂夫一起度过，讨论重新设计包装的计划。”
查看会议中提供的文件和材料以及有关它们的任何重要讨论项目：“我很高兴您像我一样喜欢史蒂夫的想法。我们同意六角形纸盒给您的产品带来重大改变以引起注意你明年要添加的功能，但是将它建在水平放置在架子上会更稳定，并且允许我们使两端略微凸起，而不是一个平面，另一个是延伸点，没有真正连接到产品。”
提供会议中商定的所有行动项目的报告：“Steve已承诺今天向我们的制造部门提供新的设计规格，他们应该能够在本周末之前为我提供水平纸箱的新成本数据。如果这些数字不比我们昨天对直立高端纸盒的估计低至少20％，我将感到失望，因为制造将是对称的，不太复杂，不适合。但是，我们需要一个在我们确定成本之前，你决定是否要打印或压印皮带扣，以及是否需要金属墨水。“
为所有各方设定下一步的时间表：“我做了一个说明，你认为你可以在今天或明天做出这些决定。这样我们就可以在星期一结束时回复你，成本数字足够坚实，我们可以开始正式签订合同。“
以适合会议性质的友好方式关闭信件，并重新安排您预定的任何其他会议的计划：“与您见面总是很愉快。我星期二在您的办公室吃午餐，当我带上史蒂夫正在制作的模型时。请让我知道Jan是否真的能够加入我们。“
提示
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电子邮件可以作为一种以最及时的方式发送后续信息的方式，但最好也是邮寄硬拷贝，特别是当会议包括多家公司以及稍后将在合同和采购订单中正式确定的事项时。将回顾信的副本发送给参加会议的所有人或通过姓名，职能或部门在信中提及的人。
