编写采购政策似乎是浪费时间，特别是在小公司。但是，制定一份所有员工都能理解的正式政策将有助于确保您明智地花费您的运营资金。随着您的成长，书面政策将对您的成功至关重要。写下您的购买政策与那些将使用它的人。如果他们无法理解政策，或者流程过于复杂或笨拙，员工就会感到沮丧，更有可能犯错误或故意忽略政策以完成工作。
决定谁有权代表公司购买。设置购买权限的任何限制，并确定谁将批准超过这些限制的购买。
编写供应商选择指南。确定出价流程的工作方式以及每个商机必须获得的出价数量。解释购买者应该用来评估出价的所有标准。标准可能包括价格，质量，保险，供应商运营的长度等。
说明雇员签订合同的情况。概述合同批准的过程并为合同签订分配权限。设置最大合同限额。规定必须评估常规服务合同的频率。
制定关于接受供应商的礼品和餐饮的规定。有些公司允许用餐而非礼品，而其他公司允许赠送高达一定价值的礼品。有些公司允许团体礼品，但不允许私人礼品和一些禁止供应商赠送。
起草利益冲突政策。一些公司禁止员工从他们拥有利益的供应商处购买：其他公司将禁令扩展到密友或家庭成员拥有权益的公司。还有一些人不适用这种限制。
制定保密准则。规定哪些信息被视为机密信息，并规定禁止拥有此信息的员工发布信息的时间段。
解释您的订购系统。提供有关编写和发出采购订单的说明。如果您的计算机系统允许您设置最低库存水平并在达到这些级别时提醒采购，请说明如何执行此操作。如果您的企业使用条形码或其他计算机系统来存储货物，请提供有关更改现有产品和设置新产品的说明。
记录其他员工（如接收人员）将使用的政策，使采购代理了解丢失，损坏或不正确的货件。
提示
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在签署之前，您可能希望让律师审查任何合同文件。
在徽标纸上打印政策。
警告
公开交易的公司通常有严格的利益冲突政策。如果您正在为上市公司编写采购政策，请咨询律师。
