应急信函包括业务部门在发生可能对公司运营产生积极或消极影响的事情时将遵循的计划和程序。这封信将解释如何应对火灾或数据丢失 - 或意外的好运，如大订单。虽然针对整个企业的综合应急计划可以涵盖众多部门，但应急信函侧重于个别部门可能遇到的问题，并概述了解决这些问题的计划。
流程和任务
每个部门主管都应准备一份应急信函，详细说明其处理的业务流程及其监督的任务。这封信应该包括部门所做的一切，与之沟通的每个人，提供的可交付成果以及何时提供可交付成果。例如，会计部门的应急信函必须说明会计部门如何与销售部门沟通以记录应收账款及其与采购部门的沟通方式，以跟踪应付账款，以及部门如何每季度提交收入报表和季度纳税申报表。
失败点
应急信函应包括每个过程中的失败点。这些事件可能会破坏流程或任务的完成。失败点的范围可以从自然灾害到灾难性数据丢失，再到同事之间的简单误传。一份概述会计部门失败点的应急信函可能包括遗漏一周的销售发票或硬盘崩溃，消除了重要的财务报表。
概率和影响
应急信函的下一部分详细说明了故障点可能发生的概率以及此类故障点对运营的影响。这封信可以说明一些失败点的概率很高，但代表的威胁最小，而其他失败点的可能性极小，但却带来了毁灭性的后果。会计部门的自动记录保存系统的应急信函可能显示未能保持公司记录最新的可能性很低，但该信函还可以显示该系统的故障如何对部门的运营产生严重影响。
应急行动计划
应急信函将包含一个行动计划，概述了如果发生故障点，部门将采取的步骤，以便部门可以在完成必要任务的同时解决故障点。虽然应急信中概述的行动可能不是完成任务的最有效或最方便的方法，但他们完成了工作。会计部门的应急信函中的行动计划可以包括在崩溃的硬盘驱动器中丢失数据时使用纸质分类账簿和计算器的步骤。
