没有人喜欢给坏消息，特别是对员工。但是，当业务出现故障时，通常需要关闭人员或减少工作时间。这些信息特别难以写在一封信中，因为看起来无论你怎么陈述事实，收件人都会生气和不安。幸运的是，通过一些计划，您可以写一封信，让员工轻松下来，并帮助他们了解您减少工作时间的决定的困难性。
输入日期。跳过一个空间。如果您要为每个员工个性化一封信，请使用文字处理程序中的邮件合并功能添加姓名和地址。或者，如果您只有太多的员工来制作个性化副本，您可以完全省略内部地址并写一封通用字母。
通过键入“Dear（Insert employee name）”然后输入冒号打开该字母。如果您正在撰写一般字母，请键入“Dear Valued Employee”，然后输入冒号。
通过提供背景开始这封信。说明公司正在亏损以及你试图采取哪些措施来应对这种下滑。用清晰的语言书写，但要详细说明，以便员工了解公司正经历艰难时期。不要提到第一段减少的时间，因为员工可能会停止阅读，你将失去解释情况或试图保持他们的善意的机会。
解释第二段中的小时数减少。请明确点。工人每周可以承受多少小时的损失？如果适用，他们什么时候会恢复正常的时间表？员工会有很多问题，现在解决这些问题可以避免混淆和打电话到办公室。
强调好消息，如果有的话。例如，如果您要减少工作时间以避免让任何人离开，请说明。如果您有一个策略，您认为很快就会让您的业务重新陷入困境，让员工感受到您的乐观。即使好消息相对较小，它也会帮助员工感受到你的最大利益。
在最后一段中提供行动信息。如果员工需要做任何事情，比如填写额外的文书工作，请告诉他们。感谢他们在这个艰难的过程中与您合作。
