在客户进入办公室时迎接客户的人呈现公司的形象。一个无组织，冷漠的接待员将公司视为不专业和漠不关心。同时，一位细心的工作人员热情地欢迎客户，让客户感到受到重视，并可以引导她与公司建立更长久的关系。还要记住，在某些类型的办公室，如医生或治疗师办公室，以及在采访等重要会议之前，访客可能会感到紧张。友好的问候可以帮助他们放松。
将您的桌子放在入口处，这样您就可以看到客户进入。确保办公室在每天开始时看起来整洁，并整天保持整洁。及时交付包裹或将它们放在视线之外。保持文件正确归档并可以访问您的预约簿。运行适当的计算机程序，以便您可以轻松查找客户端的信息。
微笑并欢迎客户，传达真正的温暖和热情。如果是这种情况，请使用表示您一直期待他的问候语 - 但前提是您知道这是您一直期待的客户。如果你期待上午9点你的律师事务所的一位客户和一个穿着商务会议的男人走进来，你可能会微笑着说：“嗨，你是约翰吗？见到你真是太好了。”永远不要说明客户的全名 - 将此信息视为机密信息。如果您不了解客户，请使用更一般的问候语，例如“早上好，欢迎来到XYZ公司。今天我能为您提供哪些帮助？”
通过安排预约，向她提供必须填写的文书工作或让她知道你会告诉适当的人她已经到达，为客户提供帮助。让客户知道她可能需要等多久。询问她是否有任何问题，并尽最大努力回答。如果你必须检查答案，请向她保证。
鼓励客户在等待时放松。如果有的话，提供水，咖啡或茶等客户点心。如果客户拒绝了要约，请告诉他让他知道他是否改变主意。当您与客户交谈时，继续微笑并进行目光接触，传达温暖和热情。
如果你必须接听电话，礼貌地要求客户等一会儿。用一个问候语接听电话，“早上好，这是来自XYZ公司的Terri。你能暂时停下来吗？”感谢来电者，并向她保证，你会对她说得对。然后去办公室的客户。
遵循您办公室的协议，向客户介绍客户。如果您知道工作人员没有与其他访客会面，请在客户到达后立即召集工作人员。否则，在预定客户的预约开始时，通过电话召集相应的工作人员。
如果这是您办公室接受的程序，则将客户护送到工作人员办公室，并且工作人员表示她希望开始会议。或者，召集工作人员到候诊区与客户会面。如果客户和员工尚未见面，请使用姓氏或名字介绍客户和员工，具体取决于您公司喜欢的名称。
