会议在商业世界中定期举行，会议记录是用于记录所采取的行动和做出的决定的官方文件。由于会议纪要成为公司眼中的官方文件，因此需要对会议记录进行任何更改需要附录。当您创建附录时，您必须知道何时以及如何将其提交给会议委员会并将其添加到正式会议记录中，以便您不会自行进行这些更改。
准备上次会议的正式会议记录副本，以便参加会议的每个人都可以查看。
在下次会议上传递会议记录。通常，会议主席通过审查上次会议的会议记录来开始工作。所有与会者必须仔细阅读会议记录并在他们继续之前批准他们。如果有人要添加，更改或更正，那么这是适当的时间。
记下会议记录的变化。您可以将更改直接写入您的会议记录副本，或者将备注记录在另一张纸上。
允许会议成员同意对会议记录的拟议修改，这些修改将在增编中展示。如果每个人都同意，那么你可以继续创建分钟的附录。
会议休会后创建附录。最好在会议结束后立即编写附录，以便信息在您的脑海中仍然是新鲜的。使用分钟模板写入附录信息。
将正式会议记录及其背后的附录分发给会议组成员。您可能不想等到下一次会议才会这样做，以防将来发生。相反，通过电子邮件将分钟和附录的电子副本转发给小组，并让会员知道他们的反馈或批准是受欢迎的。如果小组中的每个人都使用附录批准会议记录，那么这将成为您的新工作文件。
将会议记录和附录带到下次会议，以获得主席的签名。会议记录只有在主席签字后才会成为正式会议记录。
