简化采购流程需要创建特定的采购步骤，以最大限度地缩短人员请求物品与收到物品之间的时间。根据您当前的采购流程，您可以通过更改相关人员，授予更多采购权限和建立特定供应商政策来简化您的系统。
识别弱点
简化采购流程的第一步是确定您希望这样做的原因。你可能会超支。您的员工可能效率较低，因为他们必须等待所需的设备。您的客户可能会感到不快，因为您无法快速获得材料以履行订单。您的表格甚至缺乏有效的文书工作可能会导致瓶颈。一旦你知道你的购买问题是什么，你可以检查你的过程，看看可能导致问题的原因。
集中或分散
简化购买流程的一种方法是将其集中在一个人或部门。而不是让一名工作人员去找她的部门经理，然后由部门经理转到首席运营官，然后他去财务经理，允许员工直接向一个采购代理提交请求。这可以减少批准购买所需的时间，因为一个人负责时间表。
但是，如果您已经拥有此类集中采购流程，则可能是您的问题。当采购代理人对她必须研究的请求不堪重负时，就会发生这种情况。如果是这种情况，请考虑让部门主管先批准购买，然后将其提交给财务部门。要充分利用此类系统，请为所有表单创建“截止日期”，以确保所有相关人员知道订单何时到期并知道他们将被追究责任。
增加采购权
简化购买的另一种方法是让更多员工有权进行购买。如果您没有设置特定参数，例如特定员工可以购买的商品和服务，他可以购买的数量上限以及他可以使用的供应商，这可能会导致超支。考虑允许员工有权进行较小的购买，特别是通常批准的常规购买，例如办公用品。如果您可以控制个别员工使用公司信用卡，则向具有购买权限的员工发卡，允许他们进行在线，实体店或电话购物，而无需向会计部门请求支票或信用卡购买。为公司信用卡使用制定严格的公司政策。
预批准供应商
如果员工每次进行购买时都需要研究和确认供应商，请创建他们可以使用的已批准供应商列表。这有助于确保您与您认识的供应商合作，并可能创建可以导致供应商折扣的批量购买。与经批准的供应商建立采购系统，这样他们就不必在每次员工购买时都向您运行信用报告。向供应商提供可以购买的员工列表，或者使用公司购买代码给选择员工的代码。您的员工在需要获得多个工作投标时可以使用的投标表单或模板请求将通过消除员工创建投标文档的需要来简化流程。
改善采购计划
如果您事先知道需要购买特定商品和用品，请提前在公司的慢速时间安排这些购买。这有助于减少在文书工作中迷失的购买行为，需要部门级别的查询和加急请求。让您的部门经理提交季度采购申请，包括交货日期，让您的采购代理商创建一个购买日历。
