当企业首次开始大量使用计算机时，权威人士预示着“无纸化社会”的到来。计算机革命仍然有可能实现这一特定的承诺。然而，传统上基于纸张的流程 - 包括商业流程和个人流程 - 继续迁移到更加计算机化的形式，并且出于一些非常好的理由。
文件
计算机为文档的创建和编辑带来了极大的便利性和灵活性。与打字机相比，计算机化的文字处理程序为文档提供了几乎无限的样式，字体和格式选择。可以在屏幕上轻松校正打字错误，而无需校正液或修正带。整个文本块可以轻松地从一个文档复制到另一个文档，而无需任何重新输入。照片和其他图形可以轻松地包含在文档中。
分享
使用计算机化系统共享文档很简单。无需制作文档的物理副本，然后将其邮寄或传真给收件人。计算机化系统中存档的文档可以与有权访问该系统的任何其他人共享，只需让他们在自己的计算机屏幕上显示文档即可。只需将文档附加到发送给收件人的电子邮件中即可在公司外共享文档。
备案
归档的目的不仅仅是存储文档，还要使它们易于访问。计算机的优势在于简单的文件柜永远不可能。在计算机化系统中提交的文档由计算机的文件控制系统自动编入索引。无论文档移动或编辑的频率如何，系统都会自动更新和维护这些索引。甚至可以通过让计算机搜索特定单词或短语的大量文档来定位文档。此外，计算机化的归档系统可以在物理文件柜所需的一小部分空间中存储大量文档。
功能
电子文档不仅仅是静态纸质文档的电子表示，还可以成为真正的交互式实体。例如，填写表格的电子版本可以允许通过实时错误检查和验证将数据直接输入到文档中。计算和功能可以直接构建到文档中。例如，通过使文档使用计算机的客户数据库文件允许用户简单地从文件中的所有客户的列表中选择客户的名称，可以在电子文档上列出现有客户。然后，文档中内置的逻辑将自动将客户的信息传输到文档中，包括地址，客户会计编号或任何其他所需数据。
安全
公司文件的物理安全至关重要。必须保护文件免受物理损坏或破坏。还必须防止未经授权的人员访问文件。计算机化的归档系统简化了这些任务。可以轻松地创建计算机化文件的副本并将其存储在网络中的多个计算机平台中的不同位置，或者存储在可移动数据介质上以用于非现场物理存储。计算机系统中的文件也可以被加密，以使那些没有授权查看文件的人无法读取它们。
