许多人认为接待员和秘书的工作相同，责任相同，两个职称可以互换。人们持这种假设的原因是因为秘书和接待员经常接听电话并执行文书工作。这两项工作完全不同，因为秘书和接待员有不同的角色和要求。
秘书
秘书的职责因秘书类型和组织规模而异。随着技术进步，业务趋势发生了变化在过去，每位经理都有自己的秘书。由于电子邮件和自动语音邮件，秘书可以为几位经理工作。在一家小公司，所有经理可能都有一名秘书。她处理所有邮件，安排约会，订购物品和接听电话。如果秘书只为一两名经理工作，她通常会被赋予类似管理员的额外职责。例如，人力资源部长可以检查参考资料。秘书通常必须至少拥有高中毕业证书，许多办公室更愿意雇用具有文科学位，秘书培训或行政支持学校学位或证书的人。州立大学报告说，秘书还必须具有快速的打字速度，计算机和通信知识以及人员技能。
接待员
当您走进商业之门时，接待员就是您首先看到的人。接待员迎接访客，接听电话，写信和文件，并在工作日保持接待区清洁。接待员还可以在访问企业内外签署访客，分类邮件，维护员工出勤日志以及校对信件，报告和电子邮件。通常优先考虑高中文凭。但是，如果你聪明并且有着友好的风度和外表，雇主往往重视这些品质而不是正规教育。据州立大学称，一些公司为接待员提供在职培训。
工作责任的差异
接待员的一部分职责是迎接公司访客;秘书通常不负责招待访客。秘书可能会问候访客，但前提是他们正在访问秘书工作的特定经理之一。秘书专门为一名或多名经理工作。接待员代表整个公司，不在任何人的专门工作。秘书可以承担额外的责任，例如安排预约，订购物资，安排旅行和处理小额现金。根据他的类型，他还可以承担额外的责任，例如法律，财务或营销。根据州立大学的说法，接待员的职责是一般性的 - 问候，接听电话，分拣邮件以及公司确定的其他小责任。
其他差异
接待员的办公桌通常位于公司最明显的区域。她是你走进公司时第一个看到的人。秘书办公室或地区通常位于她工作的经理附近。此外，秘书通常要求至少拥有高中文凭，甚至是大学证书或学位。对于接待员来说，高中毕业证书是首选，但并不总是需要。根据美国劳工统计局的数据，截至2009年，接待员和信息员的平均年薪为26,010美元，低级秘书的平均年薪为31,060美元，执行秘书和行政助理的平均年薪为4410美元。
