为商业观众写作与写信给朋友不同。这封信的目的是不同的 - 通常，您将传达特定信息或要求某人执行特定操作 - 并且对格式和风格有一定的期望。通常情况下，商业信函会是您对某人的第一印象，因此正确的做法非常重要。
什么是商业信函？
商业信函是组织发送给其他组织的任何信函，或组织与其客户，供应商和其他方之间的通信。您作为工作的一部分写的信件将被视为商业信函，但您在专业背景下发送给企业，组织，社区团体或个人的任何信函也属于此类别。主要测试是内容之一：您的收件人是否会对您所写的内容感兴趣，因为它会影响他们的工作生活？如果是这样，那么您的来信将符合商业信函的条件。
为什么你需要写商业信函
企业写信给客户，客户，供应商和利益相关者，以传达重要信息。例如，他们可能从制造商订购商品，向客户更新订单状态，描述公司条款和条件的重大变化，识别已出现的问题或传达商誉。许多商业信函将包括号召性用语，即信函将要求特定信息或收件人的回复。
当需要以清晰和专业的方式书写时，个人选择商务信函格式。例子包括工作申请，简历求职信，投诉信，辞职信，推荐信，接受或拒绝正式聘用或要求企业提供信息。这些字母的共同之处在于期望您的写作风格简洁明了，而不是创造性或令人回味。
商业信函的格式
美国的企业使用以下列出的四种常见字母格式之一。其中，街区风格最受欢迎。
大写字母格式：使用块字母样式，所有文本都与左边距齐平。您将构造字母，以便行文本是单行间隔，段落是双倍行距。边距通常有一英寸的标准设置，尽管有些商家会根据房屋风格进行调整。
半块字母格式：半块与块格式相同，除了每段的第一行是缩进的。
替代大写字母格式：此格式紧跟块格式，除了日期，免费结束（“真诚”）和作者姓名，标题和签名出现在页面右侧。除非您使用信头，否则作者的回信地址也会出现在右侧。
简化的字母格式：块格式的另一种变体，简化的样式省略了开头的称呼（“亲爱的史密斯先生：”）。如果您没有收件人的姓名，请选择此格式。
如何在商业信函中解决收件人问题
向单个收件人发送商业信函相对简单。只需在页面左侧的内部地址块中写入收件人的姓名和地址即可。致敬的打开你的来信：“亲爱的先生/夫人/女士姓：”或“亲爱的先生/女士：”请注意称呼结尾处的冒号 - 只有一封私人信件在这里使用逗号;商业信函总是使用冒号。
如果您与收件人签有名字，则可以写下该人的名字，例如，您已经多次见过并且很了解这个人。在这种情况下，你的称呼会写道：“亲爱的约瑟夫：”不要立刻找到一个名字;它被认为是粗鲁的。
要在同一个字母中寻址多个收件人，请选择以下选项之一：
收件人在同一地点工作的地方：写下标题，名称和（可选）每个收件人的职位名称，后跟内部地址栏中的单个公司地址。对于称呼，请按照地址中显示的顺序列出每个收件人的姓名。
例：
Sophia Proctor女士，首席执行官 Martyn Byrne先生，销售总监 营销经理Regan Coulson博士 ABC有限公司 镇街 汤斯维尔，肯塔基州395494
亲爱的Proctor女士，Byrne先生和Coulson博士：
收件人在不同地址工作的地方：每个收件人都应该收到自己的信件，因此您需要准备同一份通信的多个副本。在结束后使用复制注释 - “cc：” - 列出其他收件人的姓名。注释允许每个收件人知道其他收件人是谁。
例：
Sophia Proctor女士，首席执行官 ABC有限公司 镇街 汤斯维尔，肯塔基州395494 亲爱的普罗克特女士： 信的身体 此致 简·多伊 抄送：销售总监Martyn Byrne先生，营销经理Regan Coulson博士
当有很多收件人时：当您写信给许多收件人（例如董事会成员）时，写一封信并将其作为一个整体发送给该组是合适的。称呼也应该引用人们的身体，例如“亲爱的销售部门”或“亲爱的社区联络小组”。使用信函末尾的分发块列出应该阅读该信件的各个组成员。
例：
董事会 ABC有限公司 镇街 汤斯维尔，肯塔基州395494 亲爱的董事会成员： 信的身体 此致 简·多伊 分配： Sophia Proctor女士 Martyn Byrne先生 Regan Coulson博士 伊丽莎白梅嘉太太 Zayne Vargas教授 科恩安德森先生
商业信函的不同部分
无论您使用的是块格式还是其他样式，您的商务信函都应包含以下部分：
信头或回邮地址：企业通常使用印刷纸，在纸张顶部包含特别设计的徽标或信头纸。信头上附有组织的地址和联系方式。如果您不使用信头，请在信函的左上角写下您的姓名和地址。如果这对接收者有帮助，那么包括您的电话号码和电子邮件地址是可以接受的，但不是强制性的。
日期：在返回地址的正下方以月 - 日 - 年格式写出日期。由于其他国家/地区使用日 - 月 - 年格式，请通过以字数而非数字形式转录日期来避免混淆 - “2018年6月28日”。
内部地址：写下收件人的姓名，公司名称，地址和邮政编码。如果合适，包括职称。使用标准商务信纸时，始终将内部地址与左边距对齐。这样做意味着当折叠成三个部分时，地址将出现在信封的窗口中。
招呼：记得如上所述在称呼后使用冒号。
主题行：添加可选主题行有助于收件人快速了解这封信的内容。这是一个例子：
亲爱的菲利普斯先生：
申请工作申请包
身体：这是橡胶与道路相遇的地方。首先是一个简短的陈述，描述你写作的原因，然后是一系列概述手头问题的段落。保持信件简洁。对于大多数商务信函，二至五段是理想的。
免费关闭：你可以通过各种方式来整理商业信函。这里有些例子：
- 敬上，
- 此致
- 您忠诚的，
- 肃然，
- 亲切，
- 最好的祝愿，
签名：打印您的姓名和职位，在您键入的姓名和免费关闭之间留一个空格。你会在这个空间签名。
外壳和碳复制品：包括cc：如果您要将该信件的副本发送给其他人。如果随信附上任何文件，请写上“附件”或“附件”。在标志性的街区下方。
如何写商务信函的正文
无论您的商业信函的目的是什么，保持信件的正文清晰简洁至关重要。了解您的收件人很忙并且可能会浏览它。在逻辑段落中构建您的信件 - 每个段落一个想法 - 以便收件人可以快速达到底线。
然而，简洁确实意味着生硬;你必须争取外交和专业的基调。考虑两个例子：
仔细考虑之后，我决定接受另一家公司的职位。 我打算去ABC公司工作。
第二个版本很简洁，但它过于直接且语气不必要过于刺耳。它可能会冒犯读者。第一个例子虽然不那么简洁，但却更加尊重。
一旦你在信件的正文中提出了要点，就完成一个号召性用语，一个描述你现在想要发生什么的简短陈述。记住，你的读者很忙。不要让她猜测她接下来应该做什么。这里有些例子：
如果您同意此提案，请在5月31日之前回复。 如果您想获得成功使用XYZ服务的人员的联系信息，请发送电子邮件至[email protected]。
语音和语言选项
商务信函的语言从轻松的会话风格到法律通信中的超正式技术风格。最有效的商业信函在这两个极端之间取得平衡。虽然商业信函随着时间的推移变得不那么正式，但写作过于随意的写作可能会出现不专业和虚伪的情况。另一方面，过于正式的写作可能会疏远那些可能无法理解您的行业特定语言，术语和措辞的读者。与所有写作一样，您必须将语气与观众相匹配。这为您提供了很多关于您选择的风格的余地。
除非你在银行业等特别正规的行业工作，否则你应该努力使用日常用语而不是正式的等价词 - “开始”而不是“开始”，“结束”而不是“终止”和“尝试”而不是“努力”。保持简单可能看似矛盾，因为大多数人将专业词汇与更长和更复杂的词汇联系起来。然而，清晰度是关键。更重要的是，您的收件人能够以最小的努力理解您的信件，而不是展示您令人印象深刻的词汇。
避免像“我”，“不能”和“没有”这样的收缩，除非它们是贵公司家居风格的特定特征。有些公司在写信给消费者打开对话时更愿意使用更加非正式的声音;其他人则会采用正式的语调。一致性是关键。如果您喜欢一种写作风格而不是另一种风格，请确保在整个组织中传达您的风格选择，并确保每个人都遵循相同的风格指南。
商业信函的例子
总而言之，以下是块格式的简短商业信函的示例：
Kurt O'Ryan先生 ABC有限公司 镇街 汤斯维尔，肯塔基州395494 2018年1月11日 亲爱的O'Ryan先生： 我写信再次感谢您对我们汤斯维尔“Grow Wild”社区外展计划的积极支持。您的反馈，建设性批评和宝贵经验为该项目的成功实施做出了重要贡献。 我们现在已经收到了我们后续项目的全部资金，该项目临时名为“您的门前自然”。如果您同意继续在此项目中合作，我们将非常高兴。我们当然可以利用您的见解和专业知识。 我附上一份简短的小册子，描述了您的细读建议。我想与您见面讨论我们的后续步骤，并将在下周致电您的办公室安排预约。提前感谢您的考虑。 您忠诚的， 简·多伊 ENCL：
