如果撰写商业信函似乎令人生畏，那么知道所有商业信函都应遵循基本模板可能会有所帮助。该模板几乎可用于任何业务情况，也可用于电子邮件。
日期
写信的完整日期，距离纸张左侧顶部大约2英寸，即可开始写信。在美国，日期总是写为月，日和年：2009年4月23日。
地址和称呼
从日期下拉一行，将您的街道地址放在一行，将您的城市，州和邮政编码放在下一行，将您的电子邮件地址放在第三行。再下两行，将收件人的姓名放在第一行，她的标题放在下一行，她的公司名称放在第三行，公司的街道地址位于第三行，公司的城市，州和邮政编码位于。以“亲爱的”以及女士或先生以及该人的姓氏开始您的来信，除非您知道该人使用其他敬意，例如Dr.或Rev.，然后是冒号。在日期之下，你的信的顶部将如下所示：
123 Your Street Yourtown，ST 12345 [email protected]
Clara Wills女士人力资源总监456 Company Road Companycity，ST 67890
亲爱的威尔斯女士：
身体
对于你的信的正文，使每个段落左对齐（即使是左边距）并在段落之间留一条线。你在信件正文中的写作应该是专业的，并且要明确：明确说明信件的性质，发送信件的理由以及你希望收到的信件。将信件的每个想法分成一个单独的段落。如果您的来信有多个请求或目的，请在介绍性段落中说明这两个请求或目的，然后在后续段落中对每个内容进行全面处理。避免使用首字母缩写词或缩写词，因为它们会引起混淆：准确说出你在说什么。使用正确的语法和拼写，并在发送之前始终拼写检查你的信。
闭幕
以“真诚”或“真诚地”结束您的商务信函。在打印信函中下拉四个空格并填写您的全名。在结账和您的姓名之间签名。在电子邮件中，在结束后将您的名字放在下一行。
