当危机发生时，有效沟通是组织为解决和减轻影响而采取的具体行动必须伴随的步骤之一。企业必须与客户和客户沟通，并通知员工，政治家，监管机构和公众。作为更大的危机沟通计划的一部分，新闻稿是向所有受影响的三方成员传播信息的关键途径。公司应对危机的方式可以立即影响公众的看法并产生长期后果。组织已经学会积极主动，领导者既可访问又透明。当受影响群体得到准确识别和通知时，那些负责处理危机的人将获得有效解决危机的关键时刻。
语气和透明度
危机可以而且确实发生在所有类型的组织中，从公共公司和私营公司到医院和政府。股东，客户，员工，患者和选民有权及时，透明地了解真相。没有即将到来的组织可以轻易地将自己置于一个破坏性的循环中，他们可能会发现很难或不可能恢复。在危机发生前和危机期间，领导者应尽一切努力保持其与新闻界的可及性和积极关系，因为可信度可以决定危机报告的方式以及公众如何看待危机。媒体擅长辨别公开对话和透明度与延迟和混淆，并据此报道。
具体步骤
组织应制定并实施积极主动的程序，以便在危机爆发时做好准备。平衡的行动每次都胜过恐慌。应立即通知高层管理人员，以便他们可以开始处理危机，而不是在互联网或当地新闻媒体上了解危机。受监管和许可的企业必须通知相关机构，如职业安全和健康管理局或联邦紧急事务管理局。有效的新闻稿表明所有这些具体步骤，包括日期，联系信息，涉及的人员和正在进行的计划。
责任
历史一再表明，愿意迅速和明确地承担责任的组织可以迅速重新获得关键成分的信任和信任。在20世纪80年代的一个众所周知的案例中，Tylenol的破坏很容易让该品牌的所有者强生公司（Johnson&Johnson）多年来陷入困境。正如“纽约时报”报道的那样，“但仅仅两个月后，泰诺就回到了市场，这次采用防篡改包装，并受到广泛的媒体宣传支持。一年后，它在12亿美元镇痛药市场的份额，中毒后从37％暴跌至7％，已经回升至30％。“该公司通过召回3100万瓶并以防篡改形式免费更换它们，将其客户放在第一位。
长度
准确而简洁的新闻稿通常应该放在一页上，并且在300到500字之间。超过这个长度，编辑们不太愿意花时间仔细阅读它们。通过传真发送时，一页的新闻稿也可以避免页面丢失或不匹配的可能性。如有必要，可在发现其他危机信息或更新时发送进一步的通信。
