任何人都可以欣赏到一位忙碌的高级管理人员，坐在一张大桌子后面，没有一张纸 - 更不用说一片灰尘 - 在视线中。外表相信现实，因为那位高管可能和你一样忙，但他找到了一种方法来组织他的办公室工作量。只要您开发出适合您的系统，您也可以。这可能意味着采用一些“经过实践检验的”技术，同时解雇其他人。就像那位高级管理人员一样，请记住，你是负责人，在掌握对你的控制权之前，你有责任控制你的工作量。
建立一个文件系统 - 电子和纸张 - 这样您就可以在完成检查后立即免除信息。许多商业专业人士都是“堆叠式堆垛机”，这意味着他们往往积累了大量的纸张，最终压倒了他们。承诺在项目上工作，然后，当您完成后，立即将其归档。对于纸质文件，建立一个颜色编码的文件系统，每种颜色表示对您有意义的消息。例如，实现三色层次系统，其中绿色表示“高优先级”，黄色表示“中等优先级”，红色表示“低优先级”。或者，要减少桌面上的文件数量，请使用双色系统。遵循相同的逻辑来创建计算机文件系统。
创建每日待办事项列表并随时随身携带，以确保您的专注和正确。在完成任务时完成任务。同样，随时随身携带日历，必要时交叉引用这两个日历。在每天结束时和每个新的一天开始时检查您的待办事项列表，以巩固您的日常义务。
确定每项任务的时间限制和截止日期，既乐观又实际。特别警惕你分配阅读和回复电子邮件的时间，因为很容易陷入耗时的“电子邮件漩涡”。用“高优先级”的邮件标记你的电子邮件，以帮助你集中精力 - 和然后决定是否做出相应的回应。
开始通话和会议，估计其持续时间 - 然后观看时钟并坚持计划。如果你说的话，人们会尊重你的纪律：“据我所知，我们都很忙，让我们尽力保持这个电话或会议到30分钟。”
为同事设定界限，这些同事可能会试图让你陷入长时间的午餐或前一天晚上关于他们可怕的相亲的旷日持久的谈话。虽然一些社交互动对于在同事之间建立关系很重要，但要小心它不会失控，并将曲线球投入到结构良好的工作日。
重新考虑多任务处理。您可能认为通过电话交谈，撰写电子邮件和查看营销建议会使您成为超级员工，但事实上，您可能会分散注意力而反而适得其反。如果必须，请强迫自己一次将注意力集中在一项任务上，并将结果与组织工作负载的多任务模式进行比较。
在同意承担新职责之前评估您当前的工作量。虽然许多员工认为他们应该加强并且从不拒绝这些要求，但要仔细考虑是否有时间完成任务，以及是否可以按照自己的高标准完成任务。
请咨询您的主管，确保您的计划正确，以便组织您的办公室工作量。检查您的“行动计划”并征求反馈意见。
