文档控制用于通过控制已发布的特定文档的版本来提高特定组织的效率。这可确保员工拥有特定文档的正确版本。据Intelex称，ISO标准是一套国际标准，有助于标准化企业内的流程，并帮助企业保持足够的记录。公司必须了解适用于其特定业务的标准，并使用文档控制措施来确保遵循这些标准。
最小化论文
Intelex表示，文档控制通常旨在减少或消除纸质文档，因此文档对环境的影响较小，降低了公司成本。
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在处理文档控制时，易于访问也是一个重要方面。如果公司能够轻松地从互联网访问这些信息，公司将更容易保持信息的最新状态。
分类
必须将文档组织成逻辑类别。通过这样做，可以找到针对给定情况的适当文档。根据9000 World，这些文件通常被分为政策，程序，工作指导和表格和记录等类别。 ISO要求在需要时提供相关文件。
专门知识
文件必须在最终确定之前进行广泛审查。根据9000 World的说法，在许多情况下，这些文件应该由不止一个人审查，既可以用于监督目的，也可以通过额外的一双眼睛来解决错误，从而确保错误。审核周期应包括参与特定文件的工作人员和监督他们的经理，因为他们将拥有更多的专业知识并能够理解错误。 ISO要求在发布之前批准文件的充分性。
修订状态
ISO标准要求在必要时审查和更新文件。特定公司的条件将不可避免地发生变化，并且必须在逻辑上将更新添加到文档中。根据9000 World，修订状态必须放在文档上。这些状态包括草案，审核和批准。公司出于任何原因保留的过时文档必须标识为过时。
易读性
根据9000 World，文件必须始终是可读的并且可由需要的人访问。 ISO要求文件在受到磨损或损坏时予以更新。
分配
根据9000 World的说法，不仅应该控制来自公司的文件，而且还应该控制来自该国的文件。许多文件，例如公司拥有的产品和机器的用户文件，必须清楚地标记并分发给公司中的合适人员。
