投诉信作为您与个人或组织的申诉的永久记录。一封写得很好的信件清楚地说明了您在特定产品或服务中遇到的问题以及预期的解决方案。在写你的信时，要采取冷静和专业的语气。避免任何威胁，不体面的咆哮，讽刺或不恰当的语言。在大多数情况下，您正在写一封信给不对您的问题负责的个人，但他可以帮助您解决问题。
致函特定的人。不要使用“亲爱的先生”或“可能引起关注的人”。给公司总机打电话，询问相应经理的姓名和职务。确认她的名字拼写正确。如果您无法识别名称，请使用适当的标题，例如“客户服务经理”。
使用笔和纸或文字处理程序的草稿版本来记录与您的投诉相关的所有详细信息。包括产品名称和描述，订单号，品牌名称，型号，价格和购买日期等信息。复印与您的投诉相关的所有文件。重新阅读所有信息并确保您的投诉合法。
以积极的方式开始写这封信。使用第一段讨论组织的一些积极方面。例如，您可以提及您对品牌名称的忠诚度或与公司人员的任何特定交易。例如，“过去，我很高兴拜访你的商店。许多销售人员都会通过名字问候我，并竭尽全力确保我对我的购买感到满意。”
在第二段中说明您投诉的性质。包括读者需要了解的所有详细信息，以便处理您的投诉。例如，“在我30天担保的条件下，我将退回2011年3月7日购买的显示器，价格为373.89美元。附上收据的复印件。”不要发送收据或其他文件的原件。
使用第三段清楚地说明您的期望。例如，“由于烤面包机不能按照制造商的说明进行操作，我希望能够立即全额退款47.83美元加上我为退回烤面包机而支付的邮费。我将等待四周的回复。如果我没有听到来自你，我会联系商业改善局。“
提示
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包括您的姓名，地址，电话号码和电子邮件地址。写短段并将字母长度保持为一页。请一位值得信赖的朋友或亲戚来校对你的来信。除了检查拼写和语法错误外，她还必须确保字母的语气合适。
