准备和撰写良好的会议纪要是任何人都可以通过一点准备和对细节的关注获得的技能。公正和正确的会议记录是许多企业的法律要求。无论您是为商业，政治，社会还是志愿者组织撰写会议记录，会议记录都将成为该组织历史的永久组成部分。在许多情况下，会议记录保存数年，数十年甚至数百年。
你需要的物品
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议程
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与会者名单
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磁带录音机
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笔记本
通过会议议程，与会者名单和记录会议记录所需的设备尽早到达会议。选择会议主持人附近的座位。坐在会议主持人附近可以让您更好地听到并轻松地要求澄清。
询问您是否可以使用录音机录制会议的音频记录。如果您在计算机上做笔记，请确认其工作正常，并配备纸质笔记本和书写工具，以便在计算机出现故障时用作备份记笔记方法。
记录要订购会议的日期和时间。记录官员报告和委员会报告的实质。通常，会议记录附有完整报告。记录动作发生时。包括谁介绍了每一项动议，谁支持动议以及动议是否获得批准，这被称为“携带”或失败。如果提交议程项目 - 在会议期间未采取行动但稍后暂停，请记录是谁介绍了该项目的议案以及借调议案的人。记录公告和后续会议的日期。
查找或创建会议纪要模板。您的组织可能已有会议纪要模板。如果没有，您可以使用在线提供的众多会议分钟模板之一或创建自己的模板。模板需要标题，正文和签名行。标题包括组织的名称以及会议的日期，时间和地点。
使用会议议程作为指南创建模板的正文。在该部分包括以下项目：出勤统计，上次会议纪要的批准，官员和委员会报告，旧业务，新业务，公告和休会时间。
确保模板包含秘书和审批机构的签名行和日期行。
使用模板准备您的会议记录。消除过多的细节。记录决定的内容，谁将执行操作，何时到期以及组织何时知道操作完成。完成初稿后，请查看会议的音频记录，以确保您捕获了所有必要的内容。然后编辑你的分钟。
会议记录是组织采取的行动记录。它不是所有内容的记录，也就是成绩单。让您的会议记录专业。不包括您的意见，判断或解释。诸如“激烈辩论”和“优秀评论”之类的短语在专业会议纪要中没有任何地位。永远不要包括被撤回的动议。
在完成的会议记录中附上官员和委员会报告。制作所需的份数。如果可能，请在下次会议之前分配会议纪要，以便快速进行添加和/或更正。
提示
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在他们到达会议时检查列表中的与会者。记录成就和关注点。验证名称拼写是否正确。保留会议记录的备份副本。不要害怕要求澄清。
