尽管附件和附件通常在商业信函中可互换使用，但它们代表了包含项目的不同方法。从最严格的意义上讲，附件被认为是信件的一部分，而附件被视为单独的文件。对于某些组织，例如政府，每个组织的使用都是通过发送的通信来描述的，而对于其他组织，使用是可以接受的。
添加附件
附件是商业信函的一部分文件。它添加或进一步描述了信中的信息。一些示例包括提供财务计费或预测的可视化解释的电子表格，以及提供业务趋势或预算的图形视图的图表。发送附件时，请在字母左下角包含单词“附件”，并用分号和附件编号。您还应在信函正文中提及附加项目（或附加多个项目），以增强或进一步解释信函中的信息。
包括附件
附件是商业信函之外的文档。它可以单独作为自己的文档，也不需要商业信函来解释文档是什么或如何解释它。在商业信函中发送附件时，请用分号放置字母“Enc”，或在左侧字母的底部写下“Enclosure”字样。然后输入文档的名称。这提醒读者在通信中包含第二个文档。适用于附件的文档的一个示例是附有附信的简历。简历与信件分开，很容易就孤立起来。
电子邮件中的附件
在某些情况下，没有可用于区分附件和机箱的方法。当您通过电子邮件发送商业信函时，会出现其中一种情况。由于没有给出机箱选项，并且电子邮件是电子传输的一种形式，因此通过电子邮件发送的所有文档都成为附件。附件作为可下载项目添加到电子邮件中，该项目随电子邮件正文一起发送。
联邦政府使用
在某些联邦政府分支机构中可能存在使用附件和附件的规则。例如，在他们的通信手册中，美国地质调查局描述了在向他们发送信件时如何处理附件和外壳。根据他们的手册，当通信是备忘录时，你发送一个项目作为附件，而如果是一个信件，你应该使用“附件”这个词作为附加文件。在任何一种情况下，在签名块下面两行输入“Enclosure”或“Attachment”。这样做会告诉读者查找机箱或附件。如果他们失踪了，请让他们发送，因为他们打算与信或备忘录一起发送。
如果有多个附件或机箱，请指明“2机箱”或“3附件”等多少。如果文本中未标识任何一个，请在单词后面使用冒号，然后在下一行使用文档的标题或说明。例如：“Enclosure：”（下一行）缩进两个空格并添加“John Q. Adams的简历”而不结束标点符号。如果文本，标题中没有提及多个附件或附件，或者在单独的行中描述每个附件或附件。例如：2附件:(下一行）缩进两个空格并键入：“John Q. Adams的简历”（下一行）缩进两个空格并键入：奖励和成就列表“没有结束标点符号。
