第一印象很重要，所以你最好做一个好的，特别是在请求商务会议时。无论您是打算写信给潜在的业务合作伙伴，政府官员还是客户，您选择的单词都可以发挥重要作用。写得不好的预约请求信会影响您的形象 - 以及您的品牌。此外，它可能会破坏您获得积极回复的机会。
使用适当的主题行
当您发送预约请求信时，请确保主题行突出显示您与收件人会面的意图。保持简短。这里有一些例子：
- 会议要求
- 要求会议预约
- 会议请求信
- 要求见面（星期几）
- 安排会议
根据您的偏好，您可以将主题行放在收件人地址的上方或下方。如果您希望在线联系收件人，您可以使用相同的主题行填写您的电子邮件和信件。
自我介绍
通过自我介绍开始这封信。如果您在某个时候遇到了收件人，请务必提及。如有必要，请提供您组织或其任务的简要说明。例如，您可以说：
亲爱的代表（姓氏）
我的名字是（你的名字），我代表（公司名称）与你联系。我们对…有共同的兴趣，我想再讨论一下。
如果您有推荐人，可以从以下开始： （推荐名称）提到您有兴趣了解我们的产品和服务。我想邀请您在（日期和时间）在我们的办公室讨论更多内容。
陈述会议的目的
让收件人知道会议的内容，包括会花多长时间。提供粗略的时间表并涵盖要点。例如，您可以说：
提前感谢您考虑此请求。我很高兴有机会见到你，讨论我们如何在未来的项目上联合起来。
我们的会议将简要介绍我们的技术和资源，以及我们在该领域工作的一些例子。我们也有兴趣讨论可能对双方都有利的潜在合作。
尝试解释您正在寻找的内容以及您首先要求召开此次会议的原因。建议两到三个日期和时间，然后请收件人确认其可用性。
你的信可以这样说：
请根据您的日程安排建议日期和时间。
你日期和时间有空吗？如果没有，请通过（电话号码）或（电子邮件地址）与我们联系以安排会议时间。
我们将很快跟进以确认收到这封信，并设置方便您的日期和时间。
使用正确的格式
商业信函具有特定的格式。在页面的右上角写下您的姓名和地址。在页面左下角或地址下方输入收件人的联系信息。
留下宽边距并尽可能使用品牌空白。保持这封信的简短和重点;理想情况下，它不应超过一页。使用正式的称呼，例如 “亲爱的先生（收件人的名字） “如果您不知道收件人的确切姓名，您可以使用 “亲爱的先生或女士。” 结束这封信 “真诚地”，“恭敬地”， “肃然” 或其他正式关闭，后跟你的名字。
预约请求书应清晰简洁。剪掉无用的单词和不必要的信息。使用易于阅读的字体，如Times New Roman或Arial。记得在发送之前校对这封信。
