通常在企业中，有必要向一组人发送重要的公司公报，告知他们公司政策和程序的变更或修订。如果这些人属于正式群体，那么可以通过多种方式向他们发送信件。
在一封信中向一个小组发表讲话
如果该组正式组织并以该名称识别，请使用该组的官方指定名称。例如，如果这个组织是美国革命的女儿们，那么用“美国革命的亲爱的女儿们”来写这封信是完全正确的。这是承认信中信息的最正式方式。消费整个集团。然而，这封信本身将与整个集团分享，而不是其官员和经理，这是值得怀疑的。
通过他们的集体头衔向集团发表讲话，放弃“亲爱的”这个名称也是可以接受的。您可以以“致所有客户经理”或“致夜班监督员”开始写信。
如果该组是您希望对其标题和名称未知的个人进行处理的组，则应使用问候语“To Whom It May Concern”。尽管此短语假定它是针对个人的，但它是在处理小组时适合使用。这种称呼虽然正确和适当，却缺乏通过正确的联系人姓名和头衔来处理重要信件的权力。
在商业备忘录的“收件人”字段中使用简单的名称，例如“分发”，甚至“查看分发”，特别是如果该信件是内部信件。分发名单上所有个人的姓名应在信中完全公开，通常作为页脚部分的一部分。此列表可以按字母顺序排列，也可以按组织层次结构排列，高级管理人员的名字按排名顺序列出，然后按字母顺序列出所有下属。
如果该组很小并且没有通过与单个公司的关联连接，则列出所有相关方的名称，标题和地址。这种方法对于信件的接收者来说是方便的，在单个公报中为所有各方提供了方便的参考指南。
