归档是我们都不喜欢做的那些非常重要的工作之一。在设置新的文件系统时，您需要以易于使用的方式进行设置。有些人喜欢用字母表来设置系统，有些人喜欢用数字来设置系统。其他人按类别设置，然后按字母表设置。选择适合你的方法。
你需要的物品
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文件柜
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标签马尼拉文件
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带标签的纸板隔板
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细点标记
组织您的类别，如租金或抵押贷款。为您的建筑，公用设施和用品预留文件。完成所有文书工作。给每个主题一个类别。尝试使您的类别与IRS类别一致，这使得在年底更容易。
为每个类别制作一个分隔线。在分频器上写下它是什么类别。把它放在一边。
在您支付账单时，请在您保留的账单或收据上写下您支付的日期。如果您使用支票，请在支票上写下支票号码和支付金额。如果您以电子方式付款，请写上确认号码和支付的金额。即使不是账单，也要记录您工作日期的所有文书工作。其他文书工作的示例可以是银行对账，订单发票和发送给客户的账单。然后记录您的簿记系统中的每张收据或文件。 Quickbooks和Microsoft Money为小型企业簿记提供了出色的程序。
为步骤1中列出的类别的每个单独部分设置一个马尼拉文件夹。例如，类别为实用工具，文件夹为ABC Electric，CITY供水和下水道，以及INT互联网连接。如果您的企业有供应商，请为每个供应商设置单独的文件。为每个客户设置文件。浏览每个类别并设置所有单个文件夹。
为每个员工设置一个文件。由于大多数小型企业没有人事部门来处理员工并保留记录，因此您需要至少保留一个简单的文件。放置他们的工资记录。记录他们已完成的任何培训。如果需要，请保留许可证副本。您还需要记录他们可能与您发生的任何争议。写下争议的内容和结果。
当您为自己的公司购买商品时，请为收据保留单独的文件。首先在分类帐中记录它们。您想将它们放在文件中。每月一次，浏览收据文件并将其放在正确的文件和类别中。您可以将月份收据装订在一起并在月份上写下月份。即使您使用信用卡，如果您要接受美国国税局的审核，这也是额外的文件。
将类别分隔器按字母顺序放置在文件柜中。按字母顺序排列该类别中的每个文件夹。将它们放在分隔线后面。浏览每个类别并将其归档。
提示
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您可以自定义任何文件系统，以便您使用。只要您能够快速找到信息，它就是一个很好的归档系统。
