无论你倾向于你的车有多好，它仍然可能会意外地打破你。客户服务也是如此。当面对一个不满，不快乐或愤怒的顾客时，深吸一口气，记住微软创始人比尔盖茨曾经建议的：“你最不满意的顾客是你最好的学习来源。”无论客户是错还是正确，都要专注于发现隐藏教训;然后，您的回复，无论是书面的还是其他的，都会唤起您的诚意，好奇心，谦逊以及渴望与您的客户作为商业伙伴一起工作，无论是在紧迫的事情还是其他方面。
快速回应，因为响应滞后可能会进一步加剧客户的不满情绪。简单礼貌的回应将通过使用在线社交媒体或网站“扩音器”来消除挫败感并阻止您的客户升级其投诉和受众。
让您不满意的客户放心。说明您对她的不满并立即调查投诉。表达您的关注并提供真诚的道歉。陈述你也希望更多地了解这个问题，特别是如果细节没有在一开始就被披露，以及你急于迅速解决问题。设置电话或面对面会议的日期。
同时从客户服务的角度研究问题。了解员工，团队成员或可能参与不幸情况的任何其他人的观点。采用客观的事实调查方法，而不是可能进一步激怒局势的指责性语气。您的目标只是为了处理事实，以防止将来再次出现问题，并确定合理解决客户紧迫问题的方法。
跟你不快的客户说话。允许她不小心地，不间断地发泄她的沮丧或不满。当她已经足够平静下来时，请将讨论转为解决问题。提出一个特定的解决方案，可以迅速而有意义地减轻她的不满。继续讨论，直到双方就行动方案达成一致，然后确定其实施的时间框架。
在正式信件中记录不幸的问题，您的后续讨论和最终协议。保持专业，谦逊和感恩的语气。对此问题造成的不便和不满再次道歉。感谢您的客户坦率和反馈，这对改进您的产品或服务至关重要。如果适用，请描述您正在采取的措施，以防止再次发生同样的问题。表达您对您与客户之间更牢固关系的希望和乐观。
提示
-
通过使用便于速度的媒介（如电话或电子邮件），最初回应您不满意的客户。使用正式的信函进行后续通信，以强调此事的重要性。在字母上采用块或半块格式。
当您提出道歉时，请承担全部责任。找借口或改变责备可能适得其反或使事情变得更糟。
旨在找到一个合理合理的解决方案，这将使您不满意的客户满意，以至于她可能会使用在线媒体来表达她的满意度。但是，不要提出您无法按照您同意的时间表提供或实施的解决方案。
将您的信件副本提供给参与客户服务问题的个人。这将使他们了解您正在采取的纠正这种情况的措施。这也是您的客户服务团队了解未来应该避免的方法以及如何优雅有效地响应客户投诉的好方法。
