会计师和律师等专业人士经常就重要的商业事务致函客户。公司必须遵循某些程序，以生成清晰，有效的客户信件。专业人员为多个目的撰写客户信函，包括欢迎新客户，讨论业务事宜或提供建议。专业地写一封客户信，使其易于阅读，读者会理解一个明确的目的。
使用信笺。大多数专业企业对所有信件使用信头，包括客户信件。信头包含公司名称，地址和电话号码。
致信。在给客户写信时，请通过说明该人的姓名直接写给该人。它可以以“Dear”一词开头，后跟人名或“To”字样。在字母顶部包含日期。
从简短的介绍开始。保持介绍愉快和对话。感谢客户使用贵公司并说明信件的原因。
发展信的正文。信的这一部分包含了信函目的的信息。它可能包含与客户相关的建议或其他信息。
避免使用只有您所在领域的专业人士才能理解的术语。律师和会计师经常使用特定于其领域的术语，但客户可能不熟悉。选择任何人都清楚的单词，无论他们的背景如何。
要求客户打电话问题。邀请联系公司获取更多帮助和信息是所有客户信函的标准部分。
签署这封信。在信函底部包含您的签名，并将文档邮寄给您的客户。
