在许多情况下，您可能会被要求代表其他人写信。例如，律师经常这样做。其他情况包括为那些没有自己的技能或者是第二语言学习者并且不能用英语写作的人写作。你老板不在办公室可能是他要求你代表他写信的另一个原因。无论你为其他人写信的原因如何，格式都是一致的。
确定内容
与你要代表的人写信的人交谈。列出要涵盖的要点，致函的人以及需要包含的任何其他详细信息。讨论该信的主题，直到您认为有足够的背景信息来正确编写它。
使用信头和商务信函格式
如果可能的话，写在信头上，因为它可以使你的信件具有可靠性。如果您没有信头，请在页面顶部键入要写信的人的地址，留出空格并输入日期。从致敬开始，“亲爱的”，然后是该人的姓名，头衔和逗号。例如，如果你写信给公司，那么如果是向法院提出的话，那就是“亲爱的布里格斯女士”或“致主审法官”。
采用商业信函的块格式。所有句子都从页面左侧开始;段落由行间隔分隔。关闭之间的距离为三到四行，以便您签名。键入商业信函而不是手写。
声明作者身份
声明您在适当的情况下代表另一个人写作，例如在致法院的信中。如果这封信是以另一个人的名义发出的，那么你不必声明她自己没有写这封信。在身体受伤或语言问题的情况下，表明原因：“我代表Jeremy Smithers写作，因为他打破了他的手腕滑雪。”
使用有效，易于理解的语言
达到目的。信件 - 无论是否代表其他人 - 都需要简洁明了。说明你写作的原因，然后为你的支持想法开始一个新的段落。记得改变段落，并在改变想法时留出空间。用易于理解的语言书写。当一个小单词会做的时候不要使用大字，并保持你的句子简短。目的是为了清晰，而不是试图用你广泛的词汇来打动你的读者。
使用正式语音
保持良好的口气。避免使用华丽的短语，并专注于您正在撰写的主题。除非有充分的理由，否则不要就此主题提出您的意见。
关闭强
在结论段落中总结了这封信的内容。同时指定您正在为所要求的人写信的行为。如果可能是更换故障设备或会议请求。使用结尾的“真诚”或“真诚地”，以保持与信件的业务基调一致。诸如“尽快谈话”或“你的朋友”之类的短语并不合适。签名并输入您的姓名，然后输入“代表您正在撰写的人的姓名。”
评论
留下你的信一天左右，然后编辑它。除了语法和拼写错误之外，还要注意常见的混淆词，例如“过去和过去”或“影响和效果”。请将其与原始列表进行核对，以确保您没有忘记任何内容。把自己放在信件收件人的位置。自己大声朗读并评估音调和内容。相应地编辑。与您撰写代表的人一起审核该信函。确保你没有忽视这个人想要的任何东西。
