是的，你学会了在小学里这样做 - 或者你呢？在现实世界中，要考虑名称的前缀，公司名称中的数字以及仅以其以前名称的首字母缩略词所知的其他公司。突然间，按字母顺序归档变得有点复杂。为了不“丢失”某个地方而不是你最初想到的文件，你需要一个系统。如果您与他人共享这些文件，则系统需要简单明了且易于沟通。归档由单位完成。第一个单位通常是一个人的姓氏。如果两个人共用相同的姓氏，您将前往第二个单位，这是他们的名字。如果他们共享两者，则前进到第三个单元，例如中间名或首字母。
使用以下系统提交申请时转移个人姓名：姓氏，名字或首字母，中间名或首字母。例如，John Q. Public将被提交为“Public，John Q”。
将姓氏添加到姓氏的前缀，以按字母顺序创建一个单词和文件。例如，John Q. De Public将被归类为“DePublic，John Q”。
当您无法区分名字或姓氏时，请记录一个令人困惑的名称。例如，Jon Q. John将被归档为“John，Jon Q.”
将连字符和复合姓氏组合在一起形成一个单位并适当地归档。例如，John Q. Doe-Public将被归档为“Doe-Public，John Q.”
文件标题是名称的固有部分，并且没有姓氏作为第一个单元。例如，Saint John Q.将被归类为“Saint，John Q”。
使用标题作为最后一个单元的文件全名。因此，John Q. Public神父将被称为“公众，John Q.，父亲”。
提交其他头衔和姓名附属物，如Sr.，Jr.，Mrs。或Ph.D.作为最后一个单位。例如，John Q. Public，Jr。将被称为“Public，John Q. Jr.”
将公司名称以书面标题开头。例如，“博士胡椒瓶装公司“首先应该是”医生“，然后是”胡椒“等。
在名称中记录所有缩写，就好像它们已拼写出来一样。例子包括St.的“Saint”，Ft的“Fort”。制造业的“制造业”
以书面形式提交业务，但有两个例外：如果名称是个人的名称，则按姓氏排名，或者如果公司名称如此众所周知，则遵循该规则会导致混淆。因此，John Q. Public Company将被归类为“Public，John Q. Company”。但是，Marshall Fields公司将被归类为“Marshall，Fields，Company”。
提交由两个或多个姓氏组成的商业名称，每个姓氏都被视为一个独立的单位。因此，商业“Public，Doe&Jones”将被归类为“Public”，然后归为“Doe”，最后归为“Jones”。
提交一个首先由字母组成的公司名称，每个字母作为不同的单位。例如，“WOW Fun”将以“W”，然后是“O”，然后是“W”的顺序提交。 “乐趣”将是最后一个单位。
将任何拥有或多个撇号的公司归档，就好像它们不存在一样。例如，“男子俱乐部”将被归档为“男士”，然后是“俱乐部”。
在提交时无视文章，连词和介词，除非文章，连词或介词是名称的固有部分。例如，“漫长的一天结束”将被归类为“结束”，“漫长”和“日”。然而，斯坦福红雀队将被归类为“The”，“Stanford”和最后的“红衣主教”。另一个例外是当介词开始一个名字。歌曲“Under the Boardwalk”将首先在“Under”下面，然后在“Boardwalk”下面。
将数字名称归档为拼写出来，并将两位数以上的数字设为正确的数值。例如，“The 900 Club”将首先在“Nine”下提交，然后在“Hundred”下提交，最后在“Club”下提交。
提示
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如果文件位置有点令人困惑 - 例如在两个名字的情况下 - 输出一个虚拟文件或一张彩色纸张交叉引用另一个选项。
警告
除非您想花费一个小时左右的时间来查找错误归档的文件，否则请正确重新编译文件。如果没有一致地使用，任何归档系统都是无用的。
