在许多工作场所，备忘录是一种方便有效的沟通方式。通过回答备忘录中的问题而不是面对面交流，您既可以增加答案所达到的工人数量，又可以为员工提供物理或电子文档，以便在他们忘记您给出的答案时提及。为确保您的备忘录尽可能有效，请正确格式化您的沟通，并仔细考虑您的备忘录。
创建备忘录标题。包括“日期：”，然后是您发送备忘录的完整日期，“收件人：”，并说明您要将备忘录发送给谁，“来自：”，带有您的姓名，以及“主题：”，对主题的简要描述。如果通过电子邮件准备备忘录，此标题可能已经适合您。如果输入备忘录，请将所有这些信息放在备忘录的顶部，与左侧对齐。
将问题放在主题行中。如果您要解决的问题过长，请将其缩短为两个或三个有意义的词组。如果您计划在备忘录中处理多个问题，请列出问题的主题，然后是“问答”，以提醒员工注意备忘录的内容。通过在主题行中放置此问题或问答符号，您可以让员工在以后需要引用备忘录时更容易找到备忘录。
简明扼要地回答一个或多个问题。员工希望得到他们问题的答案，而不是冗长的漫无边际。通过保持答案的清晰和简短，您可以增加读者理解答案并有效回应答案的可能性。
如果需要其他信息，请告诉员工应联系谁。如果您想自己清除有关问题的任何疑惑，请让他们与您交谈。如果您的企业中有另一个部门更适合回答有关该主题的问题，请告知您的员工参考该部门内的特定个人，并包括该个人的联系信息。
