备忘录需要以简洁，有目的的方式传达信息。这种严肃的风格意味着，即使你冒着写作的风格，你也应该找到一种直截了当，明智的形式，这是你桌面上可能拥有的其他劳动密集型写作项目的一个受欢迎的缓解。
写一个标题
通过编写标准标题开始您的备忘录，其中包括“To：”，“From：”，“Date：”和“Subject”在不同的行上。考虑一下观众线，意识到你可能不希望将你的备忘录传播给整个公司，而只是传给几个部门。敷衍的标题允许读者快速扫描它并从一开始就收集重要信息 - 从相关性到主题。
陈述你的目的
写一个简短的开头，用最简单的术语清楚地说明你写作的目的。如果你愿意，可以注意一些个性，但也要保持这个附加内容。例如，如果您正在发布公告，您可能会写道：“经过特别漫长而详尽的搜索，我非常高兴地宣布ABC公司已聘请XYZ作家集团来指导我们即将进行的营销工作。”
精准细致
用你的备忘录 - 不超过两三段 - 来详细说明你的开场陈述。 预见到问题 很重要;你不希望你的备忘录产生比提供答案更多的问题，但备忘录也不是详尽无遗的360度披露的论坛。以层次结构的方式组织最重要的信息 - 员工想要知道什么以及他们需要知道什么。最后，请记住，备忘录很少充当主题的“最后一个词”;事实上，它有时会启动各种活动。因此，将备忘录正文的最后一段用于“后续步骤”或“接下来会发生什么。”例如，在这种情况下，您可能希望分享何时将编写者组介绍给您的员工。
关闭风格
在乐观的笔记上关闭你的备忘录，意识到您正在发送一条隐含的信息供员工遵循。例如，你可能会说，“我知道你像我一样期待着在我们公司的历史中开始这个激动人心的篇章。我提前感谢你们的热情和奉献精神。“
指向附件
在备忘录的最底部添加一个表示法 相关附件，例如您希望员工阅读的文档或您希望他们遵循的新程序。只需写下“附加：”一词，并简要总结一下这些信息。在此示例中，您可能希望包含作家组以前的营销项目的概要，以便您的员工可以熟悉该组的风格和成就。明确员工可以在哪里找到这些信息。例如，无论您是在公告板上发布备忘录的纸质副本还是在公司范围内通过电子邮件发送，请确保员工了解如何访问附件。
提示
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在传播之前仔细校对并编辑它，请大声朗读备忘录。
