在酒店规划会议时，您需要确保销售部门正确捕捉您的团队需求，这样您就不会被多收费用。您在酒店的联系人将为您的会议创建团体简历，以便与其他部门共享，并确保您在酒店提供所需的一切。团体简历是一份简介，其中包括贵组织在酒店会面的目的，参加人数，所需的卧室和停车位数量，餐饮以及酒店将提供的其他功能需求。此个人资料应在活动开始前约14天创建，以便相应地确定您的时间表。
写下会议所需的一切，并将其提供给酒店销售联系人，以确保酒店拥有满足您需求的资源。餐点，小吃，停车位，休息室和过夜房间是您应与销售联系人分享的项目示例。这将使他初步了解您对会议的看法以及酒店在使其顺利运行方面的作用。他可能会提供一份标准表格供您填写以获取此信息。
根据您的酒店销售联系人需要的时间表创建参与者会议注册的截止日期，以通知员工您的会议需求。使用激励措施鼓励提前注册，包括折扣注册费或会议津贴。确保参与者知道酒店可以使用的内容，并考虑在表格上注册额外活动。如果酒店有资源提供，并且符合您的会议范围，您可以享受水疗护理，非会议晚餐和短途旅行活动。
超过最终截止日期后，与您的销售联系人沟通，以确保他有一个人数和酒店需要的人数。您希望参加但希望在现场注册的潜在参与者以及现场注册的历史数字，可以获得有关您的通信的任何其他数字。
在会议开始前两周要求审核您的团队简历。到这时，团队简历将被创建，并准备与酒店的其他人共享。您希望确保销售联系人捕获的数字和活动与您为会议计划的数量和活动相匹配。提出问题以确保您了解您正在审核的每个订单项。立即将您的销售联系人的注意力与您的任何差异联系起来。
在会议结束后，查看酒店的发票，并将其与您在团队简历中查看的信息和组织的注册信息进行匹配。检查是否有不准确和过度充电。如果您发现任何问题，请联系您的销售联系人和销售经理，以便相应地进行更正。
提示
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在会议开始前请求您的团队简历的实体副本以保留您的记录。查看样本组简历表格，了解酒店销售部门需要提前做什么。尽快传达会影响您出席会议的任何重大变更。
