文档管理是组织用于创建，控制，保护，存储，检索，共享和销毁所有形式的文档的过程。在信息泛滥，快速技术变革和安全问题的时代，建立文件管理系统的组织不仅必须考虑良好的商业惯例，还必须考虑政府和国际机构颁布的规则，法规和标准。
规则制定实体：财务
许多联邦实体颁布法规要求组织遵守文件管理规则。以下是此类实体的摘要，它们影响的组织类型以及法规或法规。
SEC 17a-4中的证券交易委员会为经纪人，分析师和参与证券交易的其他人提供了文件管理规则。
404和409节中的萨班斯 - 奥克斯利法案影响了所有上市公司以及会计师事务所，审计师和证券交易相关人员的文件管理。
“21世纪支票清算法”（检查21）规定了支票处理并适用于银行业。它由美联储管理。
Gramm-Leach Bliley法案保护金融机构持有的消费者财务信息，由多个联邦机构管理。
全国证券交易商协会（NASD）规则3010和纽约证券交易所（纽约证券交易所）规则342由美国证券交易委员会管理，并规范与这两个组织成员的电子通信有关的记录保存要求。
医疗保健规则
健康保险流通与无障碍法案（HIPAA）适用于医生，医院，保险公司和从事编制或传播患者信息的雇主等群体。它由美国卫生和公共服务部管理。
21 CFR 11是美国食品和药物管理局管理的联邦法规的一部分，涉及电子记录和电子签名。本节将影响医疗保健和制药公司。
军事规则
国防部规章（国防部5015.2，第2版）规定了国防部购买的记录管理软件的要求。其他政府实体也将此标准用于其记录管理软件。
其他联邦规则
联邦民事诉讼规则管理律师事务所如何处理与法律程序有关的信息。
国内税收服务部门修订97-22规定了纳税人信息的电子存储和转移规则，并影响了金融服务业。
规则的必要性
美国人依赖监管机构来确保保护个人信息的安全，保护金融交易，并对那些控制着国家食品，药品，金融和医疗保健资产的人进行适当的监督。国家的信息基础设施对其防御至关重要，也必须受到保护。
文件管理的标准化范围超出了美国。国际标准化组织和开放文档管理API等非政府实体致力于标准化和共享文件管理系统的流程，以确保信息记录在需要时的安全性和可用性。
