很少有情况比告诉员工或客户更令人不舒服，“不。”商界人士常常认为拒绝遵守请求会对他们和业务产生不良影响，这可能会影响未来的销售。更糟糕的是，当客户或员工上诉时，您可能会发现自己不得不说一次，而不是两次。在这一点上，作者担心使用正确的语气以及要揭示的信息量，以免通信引起进一步的询问甚至是法律诉讼。
获取一张公司信头用于回复。对上诉的回应代表了对此问题的最终决定，使用官方信笺有助于传达权威印象。
键入日期，跳过空格并键入收件人的全名和地址。
跳过另一个空格，输入“亲爱的Mr./Ms.(insert name）”，然后输入冒号。如果您觉得需要特别坚定，请省略“亲爱的”，只需输入收件人的姓名即可。跳过另一个空间。
在第一段中，如果她的上诉被批准，立即告诉收件人，并简要解释她收到她的请求的原因。
如果您没有给予上诉，请感谢收件人对您的业务或她的辛勤工作的兴趣，并在该段末尾给她带来坏消息。在段落末尾定位坏消息可让您有机会先减弱打击，这有助于保持收件人的善意。解释暂时拒绝请求的理由;避免提供如此多的细节，以便收件人可以检查政策并猜测你。
在第二段中提供任何其他后续信息。如果您拒绝上诉，请告知她您的决定是最终决定并且此事已经结束。
键入“问候”或“此致”，并跳过三行空格。用蓝色或黑色墨水打印字母并在您的名字上方签字。保留一份信件副本供您记录。
通过认证邮件发送信件，以保留您的回复记录和收件人收到信件的证明。如果此事上诉，此记录可能很重要。
