当您开展任何业务时,其利益相关者,经理和客户将期望效率,可靠性和安全性。金融交易尤其如此。内部控制可确保所有业务或组织流程满足这些要求。但是,识别内部控制设置中的任何弱点非常重要。有几种方法可以发现这些缺陷,并且可以提供相关信息。例如,证券交易委员会已发布监督内部控制的指导方针。
列出所有内部控制程序。这将包括记录财务交易,产品设计和测试,采购程序和内部审计。在进一步检查程序之前,确切地知道您正在处理什么。尝试识别可能比其他公司或组织更具风险的公司或组织部分。还要评估控件的设计。这通常包括文件,组织,职责分离,反馈和培训。
对所有控制程序进行风险评估。确定您的企业或组织中最可能发生的故障。风险评估通常采用表格的形式。每个新风险都会被排成一排。要检查风险,请添加一些列,指出可能出现的问题,原因,负责该特定流程的人员,检查过的人员,解决方案以及负责人何时采取措施。
进行内部审计。这将包括股票和资产清单,现金对账和应付账款。现金对账是指与收入和支出相比,公司拥有的流动现金数量是正确的。审计应付账款意味着检查所有付款是否发送给正确的公司或个人。这些应与内部(会计部门)和外部(银行)的所有财务报表相互参照。
教育员工现代内部控制流程和方法。与业务的许多其他方面一样,内部控制也在不断发展。通知您的员工任何变更并保持良好的培训。缺乏知识和培训是内部控制失败的关键原因。测试员工的知识,并在员工培训期间举行审查会议。
监控您的内部控制人员。风险评估通常由进行内部控制的人员创建。监控或进行外部检查允许第三方识别现有人员或团队遗漏的可能弱点。这些可以从过程本身到控制它的人的监督。外部审计公司通常会进行此类检查。大多数企业与值得信赖的外部审计师有关系。
检查客户和利益相关方的反馈。有共同的投诉吗?是否有违反内部控制的行为?例如,如果许多客户报告相同的产品故障,例如故障按钮,您可以通过公司的程序向后工作以查找问题。这通常意味着以相反的顺序审查交付,组装,制造,测试和设计。
看部门报告。公司的哪些区域变得更糟或没有按预期改善?这些问题可能是由于其他因素造成的,但也可能是某种内部控制失败的信号。每个部门都能够控制和监控它的作用;但部门报告需要捆绑在一起以反映整个企业。检查每个部门是否有足够强大的机制让员工报告控制缺陷。