新的员工备忘录用于通知组织中的员工有关新手的信息。在新员工到来之前几天发送这样的备忘录，并提供足够的信息以准备员工欢迎新员工并协助他顺利融入公司。备忘录可以通过电子邮件或硬拷贝发送。
向组织中的所有员工发送备忘录。即使不与该人直接合作的人员也应该被告知新员工。
通过姓名介绍员工并指明他的开始日期。包括一些背景信息，例如此前工作人员的位置和能力。如果这个人正在采取地域行动来接受这项工作，那么也应该注意这一点。
描述此人将承担的职位和职责。如果此人正在替换离开的人，请说明正在填补的职位。如果是新职位，请简要说明创建职位的理由和/或流程。包括此人的工作联系信息，如电话分机和电子邮件地址。
说出将协助新员工入职培训的人员。根据组织的不同，这个角色可能被称为导师或伙伴。鼓励员工协助人员熟悉程序，设施和设备。
如果计划的话，邀请工作人员参加新员工的正式欢迎会。或者，鼓励员工在工作人员到达后不久自我介绍。
