仔细制作对企业电子邮件的回复 - 无论是来自客户，潜在客户，老板还是同事 - 都可以在确保所需的反应和响应方面发挥重要作用。
理解作家
仔细看看谁写了这封电子邮件，因为它起了作用 正式程度 你用来回应。例如，电子邮件礼仪专家Lindsay Pollak建议使用类似的正式和礼貌语言回复使用正式语言的电子邮件。如果发件人使用非正式的语气，请使用更轻松的语气，但要保持专业。
确定结果
弄清楚是什么 你希望读者采取的行动 一旦你回应。例如，如果您要向潜在客户发送回复，您希望他们购买。但是，如果您向老板发送回复，您希望她认为您是专业且有能力的。回复人们 客户服务问题 应该会让一个满意的客户满意。
提示
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等到你平静下来回应有争议的电子邮件。
描述句子中的结果1
使用您的回复的第一句话 描述你想要达到的目标，Geoffrey James，公司的特约编辑建议。例如，如果客户发送投诉电子邮件，请使用您的第一句话说您要解决问题，以便客户对购买感到满意和满意。
提出你的观点
现在是时候解释你打算如何让你的第一句话发生了。使用 小段落 提出你的观点。詹姆斯建议使用证据来支持您在回复中描述的想法。根据所需的主题和行动，证据可以像指出事实一样简单，也可以像提供特定于该主题的多个细节一样广泛。例如，如果您的老板询问您为何需要批准费用，请提供一两个关于批准费用如何使部门或公司受益的事实。
提供号召性用语
用你的最后一句话来 重申您希望读者下一步做什么。这句话应与你的开头段落齐头并进。例如，为了让您的客户满意，请说明您愿意采取的解决问题的步骤。
登出
最后，使用 签字的话福布斯的工作人员作家苏珊亚当斯表示，收件人知道他们已经到达了电子邮件的末尾，例如“最佳”或“谢谢”。添加您的姓名，并在所有电子邮件中包含您的商家签名。签名应包括您的全名，公司名称和联系信息，包括电话号码和网站地址。
提示
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在点击“发送”按钮之前，校对并拼写检查您的电子邮件。否则，错误可能会使你看起来草率和不专业。
