记录管理指南

成功的记录管理系统安全地存储记录，并为记录的创建，维护，使用和处理创建组织方法。创建和不断更新记录管理指南对于维护系统的完整性至关重要。通过信息要求，输入方法，存储时间表和备份，安全法规和准确报告的指导原则，您可以创建有效的记录管理系统。

信息

制定公司想要和需要存储的信息类型的指南。这应包括合同，员工档案，公司文件，客户记录，监管数据，财务记录以及业务所需的任何其他相关信息。通过咨询多个部门来编译此列表，以确保完整性和符合每个功能需求。与贵公司的法律顾问一起审查最终清单，以验证履行法律义务所需的信息是否包含在您的记录管理存储指南中。

为每种记录类型设计记录输入的方法。记录可以手动输入，从互补系统导入或通过扫描系统输入。这些输入方法应该可靠且安全。对于电子交换，请进行冗余检查以确保准确传输。对于手动输入，启动质量检查系统以确保准确性。

为输入系统的每种记录指定存储时间线。时间表应考虑法律义务，数据系统约束和功能。对于很少访问的记录，请考虑允许偶尔访问记录的补充存储系统。可以压缩这些记录以最小化存储需求。将记录存储在远离主记录系统的位置可以更快地提取常用记录。您的记录管理指南应包括例行备份程序，最好是关键记录的异地重复存储。

深入的安全计划是您的记录管理计划的重要组成部分。将记录分组到可安全分类的组中，并为正确的员工组分配安全的，受密码保护的访问权限。此安全审查还应适用于有权访问输入数据，执行维护以及使用或销毁记录的任何人。定期审查安全许可，以确保遵守公司和监管义务。将安全许可纳入新员工程序并终止员工程序。

常规报告应该是您的记录管理系统的一部分。这些报告应包括访问过敏感数据的用户列表，安全许可的任何更改，不完整记录的错误报告以及需要处理的记录。为任何关键数据区域添加报告。