任何类型的商务沟通都会对您的公众形象产生影响。仔细规划您的业务信息非常重要，以确保您的沟通有效且有意义。如果您的信息被误解，那么在没有仔细规划的情况下，将商业沟通偶然地传播到媒体中会产生负面的宣传。
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确定邮件的目的。您是在向其他业主传达销售信息或私人商业信息吗？您是在为公司简报或新闻稿撰写文章吗？也许你正在写一篇你将在培训研讨会上发表的演讲。您的文章的目的将有助于在下一步中确定您的格式。
根据邮件的目的，确定邮件的正确格式。与另一位企业主的沟通可能采取商业信函的形式。时事通讯文章或新闻稿都应该是文章形式，而且演讲应该在格式上比书面文章更具对话性。考虑您的受众以及如何最好地传达您的信息。
创建要在邮件中传达的信息的项目符号。请务必提供您的受众可能需要的任何背景信息，以便充分了解您的信息的影响。例如，如果您正在撰写新闻稿，则可能需要提供一些有关您的业务的基本信息以及您为不熟悉您的业务的读者所做的工作。
确定消息的语气和语音。广告信息的语气应该不如演讲或商务信函那么正式。您的目标受众也会对您的信息的语气和声音产生影响。在一次大会上向一组专业人士发表的演讲可能会使用专业的行业术语，而向公众发表的类似演讲将使用外行人的条款。
写下您的信息，记住您的语气，格式和对话。尝试以符合逻辑的顺序并以对目标受众有意义的方式呈现您的信息。
查看您为拼写和语法错误撰写的内容。修改任何尴尬的句子或段落。阅读您的沟通准确性，并检查您不确定的任何事实。它可能有助于大声阅读您的信息或让其他人审查您的材料。你可能会收拾不清楚或需要更多编辑的作品。
发布您的消息。演讲或文章只能发布或发布一次，但可能需要向多家媒体提交新闻稿。
保持手指的冲击力
提示
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如果您正在撰写演讲稿，请记住为演示材料而分配的时间范围。当您以正常速度大声朗读时，请确定自己的时间，以确保您的信息能够很好地适应所提供的时间。
警告
最好的计划业务沟通仍然可能出错。如果您的留言被您的观众误解，请发布一条澄清您的观点的新消息，准备好进行损害控制。
