无论是通过邮政服务还是通过电子邮件发送，商业信函始终遵循特定的格式和风格。遵循格式快速达到目的并告诉读者您已包含的其他相关文档，如简历，签署的合同或付款发票的副本。详细记录信件正文中的附件并在信函底部注明这些附件是一种专业的方式，可以帮助收件人理解您的写作原因以及您发送的其他材料。
告诉读者你为什么写作
一封写得很好的商业信函首先用一句话来解释你写作的原因。告诉收件人您要附加的文档数量和数量以及包含它们的原因。你应该从诸如“我附上我的简历以获得助理经理职位”这样的短语开头，或者“附上的是我收到的确认我最近付款的信件的副本”。
避免过于正式
你的商务信函写作不应该包含更正式的短语“请找到封闭的……”虽然它在语法上不正确，但这种类型的正式书面语言主要用于学术期刊，官方文件和需要提高认真程度的地方。作为一般规则，请避免在日常业务通信和电子邮件中使用过于正式的语言。
列出签名下方的附件或附件
在签名行之后的字母底部是列出附件的适当位置。如果您要发送电子邮件，请在签名后加倍空格，然后使用简短的表示法引用附件，例如“附件：Jane K. Doe的简历”。如果您要通过邮政服务发送信件，则需要添加一个简短描述的符号外壳下面有两行签名。您可以写出“enclosure”一词（例如：“Enclosure：Monthly Market Summary”）或使用公共业务缩写“enc。”（“Enc：John K. Doe的简历”）
商业电子邮件的其他提示
如何命名附件： 发送企业电子邮件时格式化至关重要。附件的文件名应与您的电子邮件相关。包括您的姓名，主题的简短描述和电子邮件的日期。如果附件中有多个页面，请同时注明。
有效地附加照片： 如果要发送照片，请确保裁剪照片以仅显示相关内容以及可在收件人的计算机或设备上快速下载的中小尺寸照片。
确保包含一切： 在密封信封或按下发送按钮之前，请确保您的机箱在信封中或者您已将文档附加到电子邮箱中。许多招聘人员和其他企业可能会丢弃不包含所请求附件的信件。它也给人的印象是发件人不小心。
