拥有一个组织良好的办公室备案系统的重要性永远不会比重要文件丢失时更加明显。如果缺失的文件包含一个完整的信息，你必须在没有它的情况下做出决定，效率低的文件系统会导致浪费时间，金钱并导致糟糕的决策。从混乱中创建订单的一种方法是设置数字办公室归档系统，您可以在其中为记录分配编号，例如采购订单，库存项目和估算，以及按升序排列的文件信息，或从最低到最高编号。
你需要的物品
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编号系统
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文件柜
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文件分隔符指南
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文件分隔符选项卡
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文件夹，各种颜色
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标签
设置类别和编号系统
设置文件类别并分配控制号。单独列出组织中的各个部门。为每个部门分配一个主控制编号。例如，小型企业可能会选择设置类别，例如“财务”，“销售”，“采购”，“人力资源”和“设备”。分配控制编号以标识每个主要类别，例如100到财务; 200，销售; 300，采购; 400，人力资源; 500，设备。
设置文件子类别并分配子控件号以定义和标识每个子类别。例如，对于Sales类别，您可以为Sales Reports添加10; 20，销售预估; 30，销售收据。
在每个子类别中设置编号系统，以识别子类别中的单个文档。这将成为您在文档本身上打印的数字。例如，如果您发送预印销售估算表单的订单，则会将第一个表单的编号列为200-20-01，如果您愿意，则列为200 20 01。每个连续的文档将递增1。例如，您可以在第二个销售估算表单上打印“200-20-02”。
创建归档计划的主索引。这将作为文件柜的目录。
设置内阁
建立一个颜色编码系统来识别主要和子类别。例如，您可以建立一个使用蓝色文件分隔符标签来识别主要类别的规则。然后，彩色文件夹可以识别子类别，如销售报告的红色文件夹，销售估计的绿色文件夹和销售收据的黄色文件夹。文件夹上的标签将标识其内容，例如显示01-100,101-200等的标签。
创建主类别分隔符选项卡并放置在文件柜中。在文件柜中标记并放置初始子类别文件夹，并根据需要添加。
以适当的数字顺序归档文档。
提示
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花些时间确定您的业务需求，并决定对您的业务有意义的类别和编号系统。
如果您使用计算机化的会计系统并打印自己的表格，则可能需要更改编号系统以反映提交要求。例如，销售估算表单上的编号可以从200-20-01开始，并且对于每个新估计增加1。
如果您在此期间需要访问它们，请为尚未提交的所有文档提供特定位置和容器。
确保满足提交要求的最佳方法是建立日程安排，例如每日或每周。
