通过创建跟踪电子表格来记录成本节省和避免成本，您的组织可以准确地报告“硬”和“软”节省。与前一年相比，节省成本的成本较低。软节省不太明显，可能包括协商供应商的成本降低或加速带来的“免费”培训。开发电子表格以跟踪节省对于为负责购买的人提供激励措施至关重要。
你需要的物品
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电子表格程序
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过去的经营费用
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合同
将运营费用分组为逻辑类别。类别可以按类型进行，例如将所有实用程序组合在一起。如果多名员工负责采购，则由负责人进行分组支出。
在电子表格的第一个单元格中键入标题“费用”。在下方，输入类别的名称，然后在下面的单元格中列出费用名称。对每个类别重复一次。
在下一列中，键入标题为“Actuals”的列和年份。在它下面输入在每个费用名称右侧的单元格中花费的美元。标记下一列“调整”，并在其适用的同一费用行中输入任何合同增加或减少。标记下一列“基准”并输入一个公式，将实际金额乘以一加上调整:(实际*（1 +调整））。
确定去年生产的产品数量和明年的计划产量。在下一行的顶部，键入“每单位”。对于所有适用的费用，例如物料和人工，请输入公式以将基准调整为新数量:(基准/数量去年*本年数量）。
在下一列的顶行输入“Actuals”和当前年份，并将其留空，直到知道实际费用金额为止。将下一栏标题为“差异”。对于每项费用，输入一个公式，从基准列中的数字中减去今年的实际费用。
在每个类别之后，插入两个空行。在第一行，键入“小计”。在旁边的单元格中，键入公式以将该类别中的所有费用添加到一起，并将其复制到电子表格中的所有列。在最后一个类别之后，在第一列和其旁边的单元格中键入“总计”，输入公式以将所有类别小计添加到一起。将其复制到电子表格中的所有列。
在签订新合同或收到实际发票时输入费用。为任何新费用插入额外的行或记录成本避免节省。
提示
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通过提前决定如何奖励储蓄来提高总成本所有权。关键决策包括员工是否会因所有费用的净节省而获得奖励，以及处理影响其他类别的无形节省。调整列也可用于设定目标。为每个类别设定所需的储蓄百分比将为每个费用创建基准目标。确保包括流程改进，从而降低运营成本或减少工时。
